Информация о хранении арбитражных проб регистрируется в журнале Ж-N-ГГ «Журнал складского хранения проб». Данные по пробе в журнал вносит ответственный сотрудник. Если объем, предоставленной Заказчиком пробы позволяет, оформление арбитражной пробы делается в день поступления пробы.

Хранят пробы в условиях, не вызывающих изменений качественных и количественных характеристик. Пробы хранятся обычно в течение 1,5 месяцев со дня поступления в лабораторию, если Заказчиком не оговорено иначе. В случае возникновения спорных вопросов или претензий со стороны Заказчика, срок хранения может быть продлён по его просьбе. По истечении срока хранения образцы утилизируются, о чем делается пометка в соответствующей графе журнала складского хранения проб, указывается дата утилизации и подпись сотрудника, проводившего утилизацию.

Утилизация проб и сливов происходит в соответствии с договором о передаче отходов специализированным организациям.

Рекомендации по оформлению раздела «Обращение с объектами испытаний»

В разделе приводят информацию обо всех этапах движения проб (образцов) и работ с ними:

• о порядке приема и регистрации;
• о системе идентификации, которая должна сохраняться на протяжении всего времени нахождения пробы в лаборатории;
• о порядке распределения проб в лаборатории и направлении их на испытания;
• о порядке обращения с пробами, вызывающими сомнения в их пригодности;
• об условиях хранения проб с целью обеспечения сохранности;
• о порядке подготовки к проведению испытаний (подготовка оборудования, растворов реактивов, посуды и т. п.);
• о порядке проведения испытаний проб в аналитической лаборатории (группах), включая соблюдение всех требований документов на методики испытаний, в т. ч. проверку приемлемости результатов единичных определений, полученных в условиях повторяемости;
• о системе регистрации результатов испытаний, расчетов, ведения рабочих журналов;
• о процедурах утилизации или возврата образцов проб.

Кроме того, в разделе указывают должностных лиц, ответственных за обращение с пробами.