Отбор образцов. Руководство по качеству лаборатории

Пример оформления – Вариант 1

Места и сроки (время, периодичность) отбора образцов в общем случае определяются:

• условиями договора (заявки);
• методами испытаний;
• методами отбора образцов и подготовки образцов;
• спецификой образцов (объекта испытаний);
• погодными условиями;
• другими существенными факторами.

При наличии в ИЛ длительных соглашений с Заказчиком или при заключении договора на длительную плановую работу места и сроки (время, периодичность) отбора образцов могут определяться требованиями плана производственного контроля, сформулированном при заключении договора на выполнение работ или при разработке внутренних плановых документов.

Отбор образцов выполняется при соответствующих условиях окружающей среды, в том числе и внутри помещений (см. раздел 6.3 настоящего РК), с применением соответствующего оборудования (см. таблицы 2 и 4 Паспорта ИЛ) и тем способом, который установлен в нормативных документах на методы испытаний и отбора образцов, выбранных для выполнения работ в утвержденной области аккредитации.

При отсутствии требований к отбору образцов в нормативных документах на методы испытаний и отбора образцов применяются рабочие инструкции, разработанные ИЛ. Конкретная рабочая инструкция содержит выбор образцов или точек отбора, план отбора, извлечение и подготовку образца (образцов) из объекта испытаний для последующего проведения испытаний.

Если по результатам отбора образцов оформляются отчетные документы (акты отбора образцов), содержащие результаты оценки соответствия и прилагаемые к протоколам испытаний, или полученные результаты оценки соответствия включаются в протокол испытаний, то к персоналу, выполняющему отбор образцов, предъявляются такие же требования, как и к персоналу, проводящему испытания (см. раздел 6.2 настоящего РК).

Если Заказчик требует (см. раздел 7.1 настоящего РК) отклонения, дополнения или исключения в отношении документированной процедуры (методов или рабочей инструкции) отбора образцов, то они подробно регистрируются вместе с соответствующими данными отбора образцов и включаются во все отчетные документы (протоколы), содержащие результаты испытаний, заинтересованный персонал информируется о допустимости отклонений, дополнений или исключений.

Отбор образцов производится в маркированную тару. Для каждого вида объектов испытаний и соответствующих точек отбора используется отдельная тара (посуда, пакет, фильтр, коробка, контейнер и другая специальная или приспособленная тара, гарантирующая неизменность состава образца).

При необходимости следует отметить точки отбора на схеме входящей в состав акта отбора образцов.

Фактические значения условий отбора образцов и существенных факторов, влияющих на качество дальнейших испытаний, фиксируются в Акте отбора образцов (см. приложение N к настоящему РК), например:

• атмосферное давление;
• температура окружающей среды;
• влажность воздуха;
• дата и время отбора образцов.

Конкретные требования к условиям отбора образцов и существенные факторы указаны в нормативных документах на методики испытаний и соответствующих рабочих инструкциях.

Акт отбора образцов содержит, если это необходимо для толкования результатов испытаний, следующие данные:

• ссылку на примененный метод отбора образцов;
• дату и время отбора образцов;
• однозначную идентификацию вещества, материала или продукции, образцы которых отбирались (включая, при необходимости, наименование производителя, обозначение модели или типа и серийные номера, количество или объем);
• место, где проводился отбор образцов, включая любые графики, эскизы, схемы, топографические карты или фотографии;
• ссылку на применимый стандарт или другие нормативные документы и техническую документацию;
• идентификацию использованного оборудования;
• подробное описание условий окружающей среды во время отбора образцов, их транспортировки и иных существенных факторов, которые могут повлиять на толкование результатов испытаний;
• отклонения, дополнения или исключения из соответствующих нормативных документов и технической документации;
• идентификацию специалиста, проводившего отбор образцов.

Акт отбора образцов прикладывается к соответствующему протоколу испытаний, при этом реквизиты Акта в протоколе документируются.

При наличии соответствующего положения в длительных соглашениях с Заказчиком или в заключенных договорах на длительную плановую работу, допускается переносить в протокол испытаний только часть информации из Акта отбора образцов со ссылкой на Акт. В этом случае Акт отбора образцов к протоколу испытаний не прикладывается, а хранится в ИЛ в соответствии со сроками и условиями хранения протокола испытаний.

Акты отбора образцов зарегистрируются менеджером по качеству ИЛ в журнале «Регистрация сопроводительных писем и проб» [Ж-N-ГГ] (см. приложение N к настоящему РК).

Каждому образцу, доставленному в ИЛ, присваивается регистрационный номер(шифр), который позволяет идентифицировать образец на любой стадии испытаний.

Идентификация распространяется на все этапы обращения и исследуемым объектом, начиная с момента получения образцов и заканчивая их возвратом или утилизацией. Для каждого вида исследуемого объекта устанавливаются методы и носители идентификации: маркировка, оформление сопроводительной документации. Состав информации для идентификации зависит от типа объекта и методов проведения его испытания

Прием и шифрование образцов выполняется ответственным сотрудником ИЛ, который оценивает состояние образца, оформление сопроводительных документов и вносит соответствующую запись в журнале «Регистрация сопроводительных писем и проб» [Ж-N-ГГ] (см. приложение N к настоящему РК).

Отобранный образец маркируется шифром таким образом, чтобы исключить утрату или искажение шифра (водостойким маркером, меткой под скотч-ленч).

При отборе образцов Заказчиком, за процедуру и качество работ по отбору образцов ответственность возлагается на Заказчика. В этом случае ИЛ организует работу по выполнению требований только пунктов 7.3.10-7.3.13 настоящего раздела.

После того как образец получен ИЛ, дальнейшее обращение (обработка), которое может потребоваться, описано в разделе 7.4 настоящего РК.

Пример оформления – Вариант 2

Сотрудники [название лаборатории] отбором проб не занимаются.

Заказчики отвечают за соблюдение требований НД по отбору проб, их транспортировке и сохранности до момента передачи в лабораторию.

На этикетках с пробами, а при необходимости и Актах отбора, Заказчики представляют в лабораторию полную информацию об отобранной пробе.

[Название лаборатории] может принимать на тестирование пробы, отобранные Заказчиком. Образцы могут быть доставлены лично, курьером, или почтой в посылке. Доставка таких образцов согласовывается с приемной. В случае предоставления проб Заказчиком, в протоколе делается пометка, что отбор проб выполнен представителем Заказчика.

В зависимости от типа образца, способа отбора и особых условий некоторых методов испытаний выбираются условия транспортировки проб в лабораторию. Пробы нефти и нефтепродуктов транспортируются, в основном, в плотно закрытых темных стеклянных или пластиковых бутылках или канистрах.

Пример оформления – Вариант 3

В [название лаборатории] работы по отбору образцов не производятся.

Пример оформления – Вариант 4

Отбор образцов в [название лаборатории] не осуществляется.

Рекомендации по оформлению раздела «Отбор образцов»

Раздел должен содержать информацию:

• о путях поступления проб (образцов) в лабораторию (например, отбор проб силами лаборатории, отбор проб другими подразделениями Организации, отбор проб Заказчиком);
• о процедурах отбора проб (если лаборатория занимается отбором проб), с указанием документов, регламентирующих отбор проб, о порядке отбора проб для проведения сравнительных испытаний, арбитражных анализов и т. п.;
• о процедурах обеспечения сохранности проб в процессе их доставки в лабораторию (подготовка тары, консервация, охлаждение и др.);
• о порядке оформления сопроводительных документов, включая регистрацию данных об условиях отбора и любых отклонений от установленных процедур, идентификацию специалиста, проводившего отбор проб, условий окружающей среды, схем отбора и, при необходимости, статистических данных, на которых основывается отбор проб.

В лаборатории должны быть план и процедуры отбора образцов.

Отбора образцов должен проводиться в соответствии с документированной процедурой. Как правило, процедуры отбора проб, описанные в стандартах, являются недостаточно полными и от лаборатории требуется разработка внутренних документов, описывающих эту процедуру.

Отбор образцов (проб) должен регистрироваться в документе, установленном лабораторией формы (например, в акте отбора проб), где указываются:

• индивидуальный номер образца (пробы);
• дата и место отбора;
• процедура отбора образцов (используемое оборудование и материалы);
• условия окружающей среды;
• ФИО специалиста, проводившего отбор образцов;
• дополнительные сведения в соответствии с действующим законодательством и методикой отбора образцов (проб).

Отбор образцов (проб) осуществляют специалисты, которые обладают соответствующими знаниями и навыками. Сотрудники лаборатории проходят соответствующее обучение. Записи об этом должны регистрироваться. Указывают должностных лиц, ответственных за отбор проб в лаборатории, приводят формы актов отбора проб.

В тех случаях, когда лаборатория не отбирает образцы, должна быть предусмотрена процедура их входного контроля, в ходе которой устанавливается возможность поведения испытаний в отношении этих образцов.