Беспристрастность испытательных лабораторий. Процедура

1. Лабораторная деятельность осуществляется беспристрастно, а также структурируется и управляется таким образом, чтобы обеспечивать беспристрастность.

2. Система обеспечения беспристрастности ИЛ (ИЛЦ) при осуществлении лабораторной деятельности включает:

• гарантии беспристрастности и независимости лаборатории от коммерческого, финансового или иного давления при выполнении испытаний, ставящего беспристрастность под угрозу, и обязательства лаборатории и ее руководства не участвовать в деятельности, ставящей ее беспристрастность под сомнение;
• управление конфликтами интересов;
• меры по предотвращению и разрешению конфликтов интересов;
• идентификацию и оценку рисков беспристрастности, разработку мероприятий по снижению рисков, связанных с беспристрастностью.

3. Система обеспечения беспристрастности ИЛ (ИЛЦ) при осуществлении лабораторной деятельности обеспечивается:

• наличием на правах собственности или на ином законном основании, предусматривающем право владения и пользования помещений, испытательного оборудования, средств измерений и стандартных образцов;
• организационной структурой, которая обеспечивает независимость лаборатории;
• принятием Декларации о беспристрастности и независимости лаборатории, КД-N-ГГ;
• системой оплаты и поощрения персонала, исключающей финансовую зависимость от результатов испытаний и количества заказов, определенной Положением об оплате труда Общества, КД-N-ГГ;
• требованиями к персоналу, определенными должностными и рабочими инструкциями;
• исключением функций, при которых беспристрастность осуществляемой деятельности по испытаниям (измерениям) может быть поставлена под сомнение;
• разграничением функциональных обязанностей персонала, связанных с работами по испытаниям (измерениям), работой с заказчиками, отбором образцов, утверждением результатов испытаний (измерений);
• регламентированием деятельности лаборатории при взаимодействии с другими подразделениями организации (определено в Положении об ИЛ (ИЛЦ), КД-N-ГГ);
• регламентированием порядка взаимодействия с заказчиком подразделений организации и лаборатории, включая правила рассмотрения заказов, тендеров, договоров (определено в Положении о взаимодействии с Заказчиками, КД-N-ГГ и в разделе N.M. Руководства по качеству, РК-N-ГГ;
• идентификацией, учетом и анализом рисков, связанных с беспристрастностью выполнения работ по испытаниям (измерениям), разработкой плана мероприятий по устранению и минимизации рисков (осуществляется в соответствии с разделом N.M. Руководства по качеству, РК-N-ГГ и процедурой «Управление рисками», КД-N-ГГ);
• регламентированием процедуры выявления конфликтов интересов, их предотвращения и разрешения (Процедура «Управление конфликтами интересов», КД-N-ГГ).

4. Организационная структура предприятия и лаборатории устроена так, что она обеспечивает беспристрастность при выполнении испытаний (измерений). Лаборатория подчиняется Генеральному директору организации, а персонал лаборатории – Руководителю лаборатории.

5. Руководство лаборатории принимает обязательства по беспристрастности при осуществлении деятельности. С этой целью принята Декларация о беспристрастности и независимости.

6. Персонал лаборатории не участвует в деятельности, ставящей под сомнение беспристрастность при проведении работ по испытаниям (измерениям), в том числе в разработке, производстве и продаже испытываемой продукции.

7. Лаборатория проводит идентификацию рисков для своей беспристрастности на постоянной основе, включая риски, которые возникают в процессе деятельности лаборатории, в результате отношений лаборатории или персонала. Идентификация и учет рисков беспристрастности, а также планирование и реализация действий в отношении рисков, их устранения или минимизации осуществляется в соответствии с разделом N.M. Руководства по качеству, РК-N-ГГ и процедурой «Управление рисками», КД-N-ГГ.

1. Лабораторная деятельность в лаборатории осуществляется беспристрастно, а также структурируется и управляется таким образом, чтобы обеспечивать беспристрастность, что обеспечивается следующими мерами:

1.1. организационная структура лаборатории, установленная в Положении о лаборатории, свидетельствует, что:

• лаборатория подчиняется генеральному директору учреждения,
• руководитель лаборатории подчиняется генеральному директору учреждения,
• персонал лаборатории подчиняется руководителю лаборатории;

1.2. разграничение функциональных обязанностей персонала лаборатории при осуществлении лабораторной деятельности:

• персонал лаборатории, осуществляющий приём, регистрацию, обезличивание и кодирование образцов заказчика, не принимает участия в проведении испытаний,
• персонал лаборатории, непосредственно проводящий испытания образцов заказчика, не принимает участия в приёме и регистрации образцов от заказчика, а также в обезличивании и кодировании образцов,
• персонал лаборатории, утверждающий результаты испытаний и измерений, не принимает участия в проведении испытаний образцов продукции заказчика;

1.3. регламентирование взаимодействий лаборатории и структурных подразделений учреждения, участвующих в обеспечении лабораторной деятельности (взаимодействия и их условия определены Положением о лаборатории;

1.4. ограничение доступа в лабораторию посторонних лиц:

• представителям заказчика предоставляется приемлемый доступ в помещения лаборатории только по письменному разрешению генерального директора и руководителя лаборатории,
• сотрудникам структурных подразделений учреждения предоставляется доступ в помещения лаборатории в соответствии с утвержденным руководителем лаборатории Перечнем лиц, имеющих доступ в испытательную лабораторию;

1.5. ограничение доступа к документам лаборатории, включая компьютерные файлы:

• персонал лаборатории имеет доступ только к тем документам или их части, которые необходимы ему для выполнения своих трудовых функций,
• наличие электронных паролей на персональных компьютерах при его включении,
• разграничение прав доступа к отдельным папкам и файлам, обеспечивающих доступ к информации в электронном виде, с использованием учетной записи сотрудников, допущенных к работе с этой информацией и данными;

1.6. обезличивание и кодирование образцов продукции, поступивших от заказчика на испытания;

1.7. дополнительный контроль результатов лабораторной деятельности со стороны руководителя лаборатории при обнаружении риска возникновения конфликта интересов между персоналом лаборатории и персоналом структурных подразделений учреждения, участвующего в обеспечении лабораторной деятельности, а также при обнаружении родственных связей;

1.8. персонал лаборатории не работает в организациях, осуществляющих проектирование, изготовление, распространение (продажу) продукции, которая является объектом исследования лаборатории (подтверждается записью в трудовой книжке, проверкой СНИЛС);

1.9. персонал лаборатории обязан уведомлять руководителя лаборатории о прежних связях с проектировщиками, разработчиками, изготовителями, продавцами, и иных обстоятельствах, которые могут привести к возникновению конфликта интересов;

1.10. деятельность лаборатории не предусматривает оказание консалтинговых услуг;

1.11. персонал лаборатории не принимает участия в проведении испытаний для заказчиков, которым он предоставлял консалтинговые услуги на предыдущем месте работе или являлся работником заказчика в течение 1 года;

1.12. лаборатория осуществляет свою деятельность исключительно в рамках области аккредитации на основании официально заключенных договоров;

1.13. обязанность лаборатории обеспечить беспристрастность при оказании услуг по проведению испытаний учтена в договорах с заказчиками испытаний;

1.14. обязанность персонала лаборатории по соблюдению беспристрастности при осуществлении своих функций определена в должностных инструкциях, трудовых договорах, Декларации о беспристрастности и независимости лаборатории;

1.15. не допускается получение сотрудниками лаборатории подарков/даров и т.д. от третьих лиц;

1.16. заработная плата работников лаборатории установлена согласно штатному расписанию, и исключает прямую зависимость заработной платы работников от размера дохода учреждения (ЮЛ), результатов испытаний, количества заказов и объемов выполненных работ (система оплаты персонала определена трудовыми договорами);

1.17. учреждение (ЮЛ) не имеет совместного имущества, финансов, ресурсов с организациями заказчика испытаний;

1.18. лаборатория на правах собственности учреждения (ЮЛ) владеет оборудованием и помещениями;

1.19. лаборатория не применяет методов поощрения заказчиков для получения новых заказов;

1.20. при встречах с заказчиками и/или их представителями, а также при получении обратной связи, лаборатория не утверждает и не дает понять, что проведение испытаний будет проще, легче, быстрее и дешевле, если прибегнуть к услугам лаборатории;

1.21. при наличии угроз со стороны заказчика или любой другой угрозы персонал лаборатории обязан отказаться от проведения работ, оповестив об этом руководителя лаборатории;

1.22. лаборатория не проводит испытаний и измерений, целью которых является независимое подтверждение результатов работ, выполненных подрядчиками лаборатории (в случае если такие услуги оказывались);

1.23. лаборатория не рекламирует товары, соответствие которых подтверждает;

1.24. лаборатория и ее персонал не участвуют в осуществлении видов деятельности, которые ставят под сомнение беспристрастность лаборатории;

1.25. лаборатория не занимается деятельностью, способной подорвать доверие в отношении ее независимости при принятии решений и беспристрастности при проведении испытаний в соответствии с действующей областью аккредитации;

1.26. лаборатория идентифицирует и оценивает риски для своей беспристрастности на постоянной основе в соответствии с процедурой «Управление рисками и возможностями» ДП-NN-ГГ.

2. Руководство лаборатории принимает обязательства по беспристрастности посредством:

• подписания Декларации о беспристрастности и независимости лаборатории;
• подписания Соглашения об обязательстве сторон с целью идентифицирования потенциальных конфликтов интересов и исключения отрицательного влияния (Приложение Z);
• подписания Руководства по качеству РК-NN-ГГ, содержащего пункт N.M, Приложение X «Организационная структура испытательной лаборатории», Приложение Y «Декларация о беспристрастности и независимости лаборатории», Приложение Z «Соглашение об обязательстве сторон с целью идентифицирования потенциальных конфликтов интересов и исключения отрицательного влияния»;
• обсуждения беспристрастности в рамках анализа со стороны руководства и включения соответствующих решений в протоколы совещаний с генеральным директором учреждения при утверждении результатов анализа со стороны руководства лаборатории.

3. Лаборатория несет ответственность за беспристрастность своей лабораторной деятельности посредством реализации установленных мер, перечисленных в п. 1 настоящей процедуры, реализации установленных мер, направленных на разрешение возможного конфликта интересов, перечисленных в Декларации о беспристрастности и независимости лаборатории, и тем самым не допускает коммерческое, финансовое или иное давление, ставящее беспристрастность под угрозу.

4. Лаборатория на постоянной основе идентифицирует риски для своей беспристрастности, включая риски, которые возникают в процессе её деятельности в результате её отношений или отношений её персонала.

4.1. Идентифицированные риски включаются в Реестр рисков лаборатории в соответствии с требованиями раздела N.M Руководства по качеству РК-NN-ГГ и процедуры «Управление рисками и возможностями» ДП-NN-ГГ.

5. При обнаружении риска для беспристрастности лаборатория принимает меры воздействия на такой риск с целью его устранения или минимизации.

5.1. Правила идентификации, оценки и воздействия на риски для беспристрастности описаны в разделе N.M Руководства по качеству РК-NN-ГГ и процедуре «Управление рисками и возможностями» ДП-NN-ГГ.