Управление конфликтами интересов в лаборатории

1.1. Целью настоящей процедуры является:

• определить порядок учета, раскрытия, выявления, разрешения и предотвращения конфликтов интересов в лаборатории;
• определить политику и нормы поведения сотрудников, которые позволят не допускать конфликтов интересов и избегать их;
• определить права и обязанности сотрудников лаборатории.

1.2. Настоящая процедура определяет нормы поведения сотрудников ИЛ (ИЛЦ), соблюдение которых позволит не допускать конфликты интересов и разрешать их.

2.1. Настоящая процедура описывает процесс урегулирования/разрешения конфликта интересов, возникающего между сотрудником ИЛ (ИЛЦ) и организацией.

2.2. Организация признает право своих работников на любую персональную, социальную, финансовую, деловую, политическую, религиозную и иную активность в рамках закона в свободное от работы время. Когда работники выполняют свои обязанности перед организацией, они всегда должны действовать в интересах организации.

2.3. Сотрудники лаборатории должны избегать конфликтов интересов и их видимости. В тех случаях, когда это сделать невозможно, сотрудники лаборатории должны:

• сообщить руководителю лаборатории о конфликте интересов.
• воздержаться от решений и действий, на которые мог бы повлиять конфликт интересов.

2.4. Сотрудники лаборатории должны незамедлительно сообщать, если им стало известно о наличии конфликта интересов.

2.5. Распределение функциональных обязанностей в лаборатории должно осуществляться в соответствии с требованиями данной процедуры.

2.6. При рассмотрении случаев возникновения конфликтов интересов лаборатория гарантирует, что конфиденциальность сотрудников и лиц, в отношении которых распространяется случай возникновения конфликта интересов будет сохранена.

2.7. Сотрудники лаборатории периодически подтверждают соответствие требованиям настоящей процедуры в порядке, описанном в разделах 5 и 7 настоящей процедуры.

3.1. Сотрудники лаборатории должны:

• избегать ситуаций, в которых их личные интересы и интересы их близких родственников входят в конфликт с интересами организации;
• не участвовать и не влиять на принятие любого решения в деятельности лаборатории, если их личные интересы вступают или могут вступать в конфликт с интересами организации;
• руководствоваться исключительно интересами организации при принятии решений в вопросах ее деятельности;
• нести личную ответственность за своевременное выявление, раскрытие и декларирование своих личных интересов и интересов близких родственников, которые вступают в конфликт с интересами организации.

3.2. Избегать любой видимости конфликта интересов и следить за тем, чтобы частные интересы, влияющие на беспристрастность сотрудника, были исключены при принятии решений.

4.1. Сотрудникам лаборатории запрещается:

• конкурировать с организацией в деятельности, связанной с оказанием лабораторных услуг;
• использовать любую информацию, полученную в ходе осуществления деятельности лаборатории, для личной выгоды или для выгоды третьих лиц, передавать третьим лицам информацию, доступ к которой ограничен;
• заниматься любой деятельностью (коммерческой, хозяйственной), которая не является частью работы в организации и препятствует исполнению сотрудником лаборатории своих должностных обязанностей или вступает в конфликт с ними, а также если она приводит к использованию ресурсов организации;
• принимать подарки или вознаграждения от контрагентов (заказчиков) организации в рамках установленной стоимости;
• инвестировать средства или осуществлять вклады средств в компании, являющиеся заказчиками лаборатории;
• трудоустраиваться в компании, которые являются конкурентами или заказчиками лаборатории, по совместительству.

5.1. Сотрудники лаборатории должны своевременно и полностью раскрывать информацию о своих личных интересах или интересах своих близких родственников, которые приводят к конфликту интересов или создают видимость конфликта интересов. Данная информация должна доводиться до руководителя лаборатории, руководителя организации. Под своевременным раскрытием информации подразумевается раскрытие информации в течение дня с момента, как сотрудник узнает о факте, который приводит к появлению конфликта интересов.

5.2. Сотрудник лаборатории должен сообщать об этом в установленном порядке:

• при трудоустройстве в лабораторию;
• при назначении на другую должность или изменении функциональных обязанностей;
• при возникновении конфликтов интересов или их видимости;
• в плановом порядке, определенном процедурой при заполнении Декларации о раскрытии и оценке конфликтов интересов сотрудников.

5.3. При трудоустройстве или назначении на новую должность кандидаты должны заполнить Декларацию о раскрытии и оценке конфликтов интересов сотрудников КД-NN-ГГ.

6.1. Разрешение конфликтов интересов должно учитывать интересы организации и сотрудников. В рассмотрении конфликта интересов должны участвовать руководитель лаборатории, руководитель организации или уполномоченный им сотрудник. Изучение информации о конфликте интересов должно осуществляться тщательно. В ходе изучения должен быть проведен анализ рисков. С учетом оценки рисков необходимо выбрать наилучший вариант решения конфликта интересов.

6.2. Для разрешения конфликта интересов может быть выбран вариант решения:

• ограничить доступ работника к конкретной информации организации, которая может иметь отношение к личным интересам сотрудника;
• вывести сотрудника из участия в процессе принятия решений по вопросам деятельности, вступающей в конфликт интересов с личными интересами сотрудника. То есть отстранить сотрудника временно или постоянно от выполнения конкретного вида деятельности (в т. ч. выполнения работ для конкретного заказчика);
• пересмотреть и изменить круг выполняемых обязанностей и ответственности сотрудника в соответствии с трудовым законодательством;
• потребовать от сотрудника принять все необходимые и достаточные меры для устранения конфликта интересов, обеспечение соблюдения приоритета интересов организации при осуществлении трудовых обязанностей, подтвердить письменно, что данные требования были выполнены, а определенные меры для устранения конфликта интересов были им предприняты.

6.3. Возможно определить иные мероприятия для разрешения конфликтов интересов. Для разрешения конфликтов интересов всегда должна применяться наиболее мягкая, но достаточная мера его урегулирования.

7.1. В случае выявления конфликтов интересов или их видимости необходимо организовать мероприятия по их разрешению. Случаи выявления конфликтов интересов будут документироваться и храниться в систематизированном виде. Для этого следует предусмотреть ведение Дела. В деле мы будем хранить следующие документы:

• декларации о раскрытии и оценке конфликтов интересов сотрудников;
• заполненные формы обращения, информирования (или выявления) о возникновении конфликтов интересов (заявления или служебные записки), с комплектом документов и всеми материалами, связанными с раскрытием и рассмотрением случаев возникновения конфликта интересов. Решения по итогам рассмотрения и разрешение конфликтов интересов.

7.2. Плановое декларирование, раскрытие конфликтов интересов производятся сотрудниками с периодичностью один раз в год.

7.3. Декларирование происходит путем заполнения формы Декларации о раскрытии и оценке Конфликтов интересов сотрудника. Организация декларирования производится на основании Распоряжения руководителя лаборатории.

8.1. Ответственность за соблюдение требований настоящей процедуры несут все сотрудники лаборатории.

8.2. Ответственность за организацию и проведение планового Декларирования информации о конфликтах интересов возлагается на руководителя лаборатории.

8.3. Ответственность за рассмотрение, анализ и разрешение конфликтов интересов возлагается на руководителя лаборатории.

8.4. Контроль за соблюдением требований настоящей процедуры возлагается на руководителя юридического лица или лицо, уполномоченное руководителем юридического лица на выполнение данной функции.