Журнал регистрации сопроводительных писем и проб

Кодирование проб

добрый день! не подскажете у нас есть " журнал шифрования поступающих проб, выдачи протоколов испытаний и учета передачи сведений о протоколах испытаний во ФГИС Росаккредитации". В нем расписывается заказчик о выданных ему протоколах. Можем ли мы убрать эту графу и разбить журнал на два. Для удобства работы протоколы будет выдавать не тот кто шифровал пробу, а бухгалтер, у которого заказчики подписывают акт выполненных работ.