Потребность в запасах возникает в случае внедрения новых методик испытаний, а так же по мере расходования имеющихся запасов, по истечению срока их годности, при неудовлетворительных результатах контроля качества.

Расчёт потребности в запасах выполняют руководители подразделений лаборатории, исходя из требований МВИ, планируемой работы на год и опыта предыдущих лет. Если реактив или материал используется в нескольких МВИ, то потребность в нем суммируется.

Руководители подразделений вносят свои потребности в проект "Годовой потребности в запасах" Л-NN-ГГ и передают его ответственному за управление запасами.

Ответственный за управление запасами по мере поступления запросов из подразделений лаборатории формирует, актуализирует единую Годовую потребность в запасах. Согласно данным Годовой потребности запасы приобретаются в плановом порядке.

Руководитель ИЛ (ИЛЦ):

• проверяет обоснованность и целесообразность приобретения запасов;
• формирует заявку на приобретение указанного в Годовой потребности;
• готовит документацию на закупку в соответствии с Положением о закупке Предприятия;
• передает документацию на закупку в Отдел закупок для реализации.

В случае возникновения внеплановой потребности в запасах ответственный за управление запасами готовит служебную записку на их приобретение и передает ее в Отдел закупок.

Внеплановая потребность реактива может возникнуть в следующих случаях:

• отсутствие реактива;
• повышенный расход реактива, указывающий на наступление его дефицита до совершения следующей закупки;
• за 4 месяца до истечения срока годности последней партии реактива.

Приобретённые запасы поступают на склад ИЛ (ИЛЦ). По факту поставки запасов Отдел закупок информирует руководителя ИЛ (ИЛЦ).