В [название лаборатории] к документам группы «С» 3-го уровня относится учетно-отчетная документация, содержащая данные о качестве и технические документы.

Процедура управления учетно-отчетными документами, описанная в этом разделе, относится к управлению документацией системы менеджмента 3-го уровня и включает:

• документы на СИ и ИО;
• документы по взаимодействию с Заказчиком;
• документы по результатам испытаний;
• документы по реализации процедур внутреннего аудита, корректирующих действий и улучшения;
• документы по ведению архива;
• документы по персоналу;
• рабочие и регистрационные журналы;
• документы делопроизводства;
• распечатки результатов испытаний;
• рабочие записи;
• протоколы испытаний.

Все учетно-отчетные документы и технические документы могут быть оформлены, как с помощью персонального компьютера (например, протоколы), так и рукописным способом (например, рабочие и регистрационные журналы). В случае оформления документов от руки:

• учетно-отчетные документы оформляются разборчивым подчерком шариковой ручкой с чернилами синего или черного цвета;
• не допускаются подтирки и неразборчивые исправления;
• в случае исправления оно должно подтверждаться разборчивой подписью сотрудника, внесшего исправления.

Паспорт [название лаборатории] является документом, который содержит фактическую информацию по состоянию на определенную дату и постоянно актуализируется. Паспорт лаборатории регистрации не подвергается, оформляется в электронном виде(например, в ИС «Аккредитация» на сайте Государственного предприятия «БГЦА»).

Ответственным лицом за организацию и соблюдение процедур управления учетно-отчетной документации является менеджер по качеству. Сотрудники лаборатории несут ответственность за ведение, сбор и учет учетно-отчетной документации. Контроль осуществляет руководитель лаборатории.

Ответственным за хранение документации [название лаборатории], вышедшей из обращения, является специально назначенный сотрудник лаборатории.

Для хранения архива в лаборатории выделено помещение со стеллажами, защищенное от случайного использования хранящейся информации и несанкционированного доступа. Доступ к архиву возможен только с разрешения руководителя лаборатории. Условия хранения документации в архиве обеспечивают ее сохранность, учет, рациональное размещение, удобство работы с ней и исключают свободный доступ посторонних лиц, возможность утраты и ненадлежащего обращения. Хранение документов производится в соответствии с установленными сроками хранения.

Сроки хранения документов в архиве установлены в лаборатории для всех категорий и видов документов, утверждены руководи и оформлены в виде одноименного документа.

Уничтожение отдельных единиц хранения осуществляется ответственным лицом по истечении срока их хранения.

Рекомендации по оформлению раздела «Управление документами системы менеджмента»

В разделе приводят информацию об обеспеченности лаборатории документацией, необходимой для организации работ в области аккредитации (допустима ссылка на соответствующие формы Паспорта). В разделе приводят информацию о процедурах управления документами, разработанными лабораторией включая описание порядка разработки, оформления, утверждения, учета, копирования, маркировки, актуализации и изъятия отмененных документов лаборатории.

Кроме того, в разделе описывают процедуры управления документами, поступившими извне, включая описание порядка приобретения документов, допуска к применению (входной контроль), учета, копирования маркировки (контрольный экземпляр, учтенная копия), актуализации, изъятия недействительной и устаревшей документации, обеспечения необходимой нормативной документацией исполнителей.

Чтобы обеспечить управление документацией, необходимо учесть каждый документ, включенный в систему обеспечения качества. Такой учет можно вести в специальных перечнях документов лаборатории. Не следует забывать, что документом является информация на любом носителе, а не только на бумажном. Указывают должностное лицо, ответственное за управление документацией.