Представление отчетов о результатах. Общие положения. Первый вариант. Руководство по качеству лаборатории

Результаты испытаний, проведенных ИЛ, оформляются в виде протокола испытаний. Страницы протокола испытаний пронумерованы с указанием общего числа страниц и идентификации конца протокола. Если к протоколу испытаний прилагаются акты отбора образцов или иные документы, то нумерация страниц учитывается наличие таких приложений. Допускается указывать в протоколе испытаний наличие приложений и количество страниц каждого из них. В этом случае страницы каждого приложения нумеруются с указанием общего числа страниц и идентификации конца этого приложения.

Нумерация страниц указывается в верхнем колонтитуле протокола испытаний в формате "Страница Х из ХХ".

Каждая страница протокола испытаний и приложений к нему содержит идентификационный признак протокола испытаний и его номер. При указании в протоколе испытаний идентификационных признаков (регистрационных или иных номеров) приложений, допускается указывать в приложениях идентификационные признаки каждого из них.

Протокол испытаний оформляется в произвольной форме и содержать всю информацию.

Протокол испытаний оформляется на основании технических записей (рабочих журналов, журналов контроля условий проведения испытаний, электронной базы данных и иных данных), полученных в ходе испытаний, см. раздел 7.5 настоящего РК.

Протокол испытаний оформляется оператором ПК ИЛ. Обязанность по оформлению протоколов испытаний и соответствующая ответственность закреплена в ДИ.

Персонал, ответственный за оформление протоколов испытаний, помимо соответствующей квалификации, подготовки, опыта и знаний по проводимым испытаниям обладает:

• необходимым знанием технологии производства объектов испытаний, материалов, продукции или того, как они применяются или должны применяться, а также дефектов или возможных ухудшений качества при их использовании или обслуживании (если применимо);
• знанием основных требований, содержащихся в соответствующем законодательстве и применимых документах внешнего и внутреннего происхождения;
• пониманием значимости обнаруженных отклонений по сравнению с нормальным использованием соответствующих изделий, материалов, продукции и др.

При наличии в ИЛ длительных соглашений с Заказчиком или при заключении контракта на длительную плановую работу, а также для внутреннего заказчика, протоколы испытаний могут оформляться в упрощенном виде. Любая необходимая информация, указанная в пункте 7.8.2.1 настоящего раздела, которая не была передана Заказчику, должна быть сохранена в ИЛ и всегда доступна Заказчику, аттестующему органу, а также иным заинтересованным сторонам, см. раздел 4.2 настоящего РК.

Как во время оформления протокола испытаний, так и по его завершении (включая архивное хранение) выполняются требования по соблюдению конфиденциальности информации.

Порядок управления такой информацией и ее хранения должен соответствовать положениям раздела 4.2 настоящего РК.

Весь персонал лаборатории, включая технический и административный, осведомлен о запрете разглашения информации, полученной как от Заказчика, так и в результате проводимых испытаний и отбора образцов.

Сотрудник ИЛ, допустивший возможность утечки информации, полученной как от Заказчика, так и в результате проводимых испытаний и отбора образцов третьим лицам, может быть подвергнут административному наказанию в рамках законодательства Российской Федерации, вплоть до увольнения.

Протоколы испытаний регистрируются в Журналах регистрации протоколов испытаний оформившим их персоналом. Журналы содержат следующую информацию:

• порядковый номер протокола испытаний;
• дата регистрации;
• место обора проб;
• объект испытаний;
• фамилия, имя, должность и подпись лица, оформившего протокол.

Инженер-лаборант после проведения испытаний оформляет протокол с подписью. Руководитель лаборатории или заместитель руководителя лаборатории проверяет правильность испытаний и оформления протокола, ставит подпись, затем протокол заверяется печатью ИЛ.

Протокол испытаний оформляется в бумажном виде в двух экземплярах (в протоколе указывается номер каждого экземпляра). Оба экземпляра передаются Заказчику, экземпляры протоколов испытаний в электронном виде передается в электронный архив ИЛ.

По требованию Заказчика возможно оформление протокола испытаний в нескольких экземплярах.

Протоколы испытаний по согласованию с Заказчиком могут быть переданы ему на руки, отправлены по почте, факсом или электронной почтой.

Информация о выданных протоколах фиксируется в реестре и подписывается Заказчиком при получении.

Журналы по испытаниям хранятся в ИЛ в течение 5 лет, если иной срок хранения не установлен Заказчиком или другими заинтересованными сторонами. Акты отбора образцов относятся к техническим записям, однако их оформление (см. выше) и внесение изменений (см. раздел 7.8.5 настоящего РК) отличается от изложенного в разделе 7.5 настоящего РК.

Изображение знака национальной системы аккредитации, установленного Приказом Минэкономразвития России от 30 июля 2020 г. № 473, применяется в черно-белом варианте только в протоколах испытаний, выдаваемых ИЛ, при действующей аккредитации. Лаборатория не применяет изображение знака национальной системы аккредитации в протоколах испытаний.

Порядок проведения испытаний в [название лаборатории] осуществляется в соответствии с рабочей инструкцией КД-N-ГГ «Порядок проведения работ по испытаниям».

Результаты испытаний подтверждаются личной подписью исполнителя в протоколе испытаний. Руководитель лаборатории проверяет и подписывает протокол испытаний. Результаты рассматриваются и утверждаются до их выдачи.

Предоставляемые результаты каждого испытания являются четкими, точными, недвусмысленными и объективными и оформляются согласно документации на метод испытаний. Это достигается проверкой результатов испытаний руководителем лаборатории.

Лаборатория не выдает протоколы в упрощенном виде. В случае необходимости Заказчик может ознакомиться с рабочими записями проведения испытаний.

Оформление результатов поверки производится в соответствии с требованиями СТ РК 2.4, методиками поверки на конкретные типы СИ. На поверенное СИ наклеивается самоклеющийся лейбл и/или пластиковая пломба.

Результаты поверки оформляются в протоколах поверки (если предусмотрено в методике поверки) и сертификатах о поверках, в которых указывается вся необходимая информация. Копии сертификатов о поверке выдаются Заказчику услуг на каждый поверенный прибор. Протоколы поверок СИ, которые оформляются в соответствии с НД, хранятся в лаборатории 1 год.

Сертификат о поверке содержит, следующую информацию:

• знак аккредитации;
• пользователь (наименование подразделения);
• уникальную идентификацию (номер);
• название используемой методики;
• наименование средства измерения;
• заводской номер, тип, класс точности, диапазон измерений СИ;
• эталоны и вспомогательное оборудование, использованное при поверке СИ;
• имя, должность и подпись лица, производившего поверку;
• дату проведения поверки;
• оттиск поверительного клейма.

При согласовании с Заказчиком результаты могут быть предоставлены в упрощенном виде.