Все пробы, поступающие в [название лаборатории], регистрируются в «Журнале регистрации проб» Ж-N-ГГ, в который заносится:

• наименование продукта;
• дата поступления пробы в [название лаборатории];
• объект, из которого отобрана проба (судно, ж/д цистерна, береговые емкости и пр.);
• место и способ отбора;
• количество проб;
• назначение пробы (для анализа, на хранение и др.);
• ФИО сотрудника, принявшего пробу.

Поступившему образцу присваивается регистрационный номер, который сохраняется за образцом на протяжении всего периода нахождения в лаборатории вплоть до выдачи протокола испытаний и утилизации образца по окончании срока его арбитражного хранения. Это позволяет четко идентифицировать образцы и прослеживать ход исследований (испытаний), измерений.

Поступившую жидкую пробу разливают в две стеклянные или пластиковые бутылки с герметичной пробкой, емкостью по 0,5 литра (или более, при необходимости) для лабораторного анализа и для арбитражного хранения.

Твердые, сыпучие пробы делят на две части и раскладывают по ёмкостям с герметичными крышками для лабораторного анализа и для арбитражного хранения. На каждую бутылку/емкость вешается информационная бирка (этикетка), содержащая следующую информацию:

• лабораторный номер пробы;
• регистрационный номер заявки;
• вид, марка, сорт продукта;
• место отбора пробы (номера в/ц или резервуара, название судна и пр.);
• направление (станция назначения) (если имеется), Заказчик (при необходимости);
• объем пробы;
• дата и время (если имеется) отбора;
• ФИО лица, производившего отбор проб.

За сохранность и целостность пробы отвечает сотрудник лаборатории, принявший пробу.

В том случае, если по предварительной письменной договоренности проба предоставлена Заказчиком в ограниченном объеме, на арбитражное хранение оставляют часть пробы, оставшуюся после проведения всех заявленных по договору анализов. На ёмкость с пробой вешается информационная бирка соответствующего содержания.