Персонал. Руководство по качеству лаборатории

Пример оформления – Вариант 1

Требования к компетентности персонала ИЛ (образованию, квалификации, профессиональной подготовке, техническим знаниям, навыкам, опыту) с учетом положений Критериев аккредитации и утвержденной области аккредитации, определены в ДИ. Ответственность за определение и обеспечение требований к компетентности, установленных в ДИ, возложена на руководителя ИЛ.

Необходимый уровень квалификации персонала оценивается в ходе работ по обеспечению достоверности результатов испытаний и поддерживается:

• постоянным участием в проведении испытаний (практической работой);
• участием в межлабораторных и внутрилабораторных сличениях (см. раздел 7.7 настоящего РК);
• участием в работах по обеспечению достоверности результатов испытаний (см. раздел 7.7 настоящего РК);
• регулярным (не реже одного раза в три года) повышением квалификации на специализированных курсах и семинарах;
• проведением внутреннего технического обучения персонала, как на плановой основе, так и в качестве КД или действий, связанных с рисками и возможностями;
• участием в тематических научно-практических конференциях (семинарах);
• самостоятельным повышением квалификации техническим персоналом (относится к прямым служебным обязанностям).

Обучение, повышение квалификации и переподготовка персонала осуществляется на плановой основе. Менеджер по качеству и ведущий инженер по СМ определяют конкретный персонал, предполагаемые сроки и форму повышения квалификации (силами ИЛ или внешней Организации), составляет Графика повышения квалификации (см. приложение N к настоящему РК) и представляет его на утверждение руководителю [название Организации] в срок до 30 декабря текущего года на планируемый год.

По результатам анализа со стороны руководства План может быть уточнен.

Необходимость и сроки внепланового обучения, повышения квалификации и переподготовки персонала определяет руководитель ИЛ в следующих случаях:

• при необходимости применения новых методик (расширения области аккредитации) и оборудования (СИ, ИО и ВО);
• при введении новых или изменении действующих нормативных и методических документов;
• при переводе сотрудников на новые должности, совмещении должностей или расширении обязанностей;
• по результатам внутренних и внешних аудитов;
• по результатам межлабораторных и внутрилабораторных сличений или проверок квалификации;
• по результатам работ по обеспечению достоверности результатов испытаний;
• по результатам анализа со стороны руководства;
• по данным обратной связи с Заказчиками и заинтересованными сторонами, относящимся к работам по выполнению испытаний;
• по рассмотрении поступивших жалоб (претензий) или апелляций;
• по результатам оценки компетентности (верификации) и другой информации.

При возникновении необходимости внепланового обучения (повышения квалификации или переподготовки) персонала менеджер по качеству выбирает подходящий вариант обучения и обучающую Организацию.

Выбор поставщиков услуг по обучению (повышению квалификации, дополнительному образованию, проведению консультационно-информационных семинаров и т.д.) следует осуществлять с учетом процедуры, изложенной в разделе 6.6 настоящего РК.

Необходимым критерием выбора поставщика услуг по обучению (повышению квалификации, дополнительному образованию, проведению консультационно-информационных семинаров и т.д.) является оценка соответствия предлагаемой программы обучения, квалификации преподавателя и опыта проведения подобного обучения, а также причине, вызвавшей необходимость обучения. При наличии положительного опыта взаимодействия с поставщиком такой услуги, предпочтение отдается этому поставщику.

При одобрении предложенного менеджером по качеству поставщика услуги по обучению руководитель [название Организации] подписывает необходимые документы (заявку, договор или одобряет счет на оплату).

Оценка качества предоставленной услуги по обучению (повышению квалификации, дополнительному образованию, проведению консультационно-информационных семинаров и т.д.) должна включать отзыв обучаемого о качестве обучения и оценке степени достижения ожидаемых результатов обучения.

В применимых случаях (при практической возможности проверки соответствующей квалификации) проводится оценка улучшения качества работы обучаемого (сокращение числа ошибок или времени на выполнение работы, освоение новых методик или оборудования и т.д.) в рамках работ по обеспечению достоверности результатов испытаний (см. раздел 7.7 настоящего РК).

Результативность обучения определена и улучшением работы, которое демонстрирует персонал, применяя полученные знания на практике при выполнении им должностных обязанностей.

ИЛ располагает достаточной численностью квалифицированного персонала для проведения испытаний и результативного функционирования СМ.

Штатным персоналом лаборатории (состоящим в штате по основному месту работы), обеспечивается проведение испытаний не менее чем 50% методов, на выполнение лабораторной деятельности, указанных в утвержденной области аккредитации.

Сведения о персонале, включая данные об образовании, квалификации и опыте работы, а также основные функциональные обязанности, представлены в таблице 1 Паспорта ИЛ.

Конкретные требования к образованию, квалификации, профессиональной подготовке, техническим знаниям, навыкам, опыту, права, ответственность и описание выполняемых обязанностей изложены в ДИ.

Положения ДИ включают:

• требования к квалификации персонала ИЛ (образование, специальная подготовка и опыт работы);
• ответственность за обеспечение (выполнение требований) беспристрастности и независимости от коммерческого, финансового, административного или иного давления, способного оказать влияние на достоверность результатов лабораторной деятельности;
• действия по предотвращению и разрешению конфликта интересов;
• обязанность персонала ИЛ не участвовать в осуществлении видов деятельности, которые ставят под сомнение ее беспристрастность;
• ответственность за обеспечение конфиденциальности информации и прав собственности Заказчиков.

В ДИ документируются полномочия персонала, выполняющего конкретную лабораторную деятельность, например, полномочия по:

• разработке, изменению, верификации и валидации методов;
• анализу результатов испытаний, в том числе заявлений о соответствии или мнений и интерпретаций;
• подготовке отчетов о результатах испытаний, их проверке и утверждению.

ДИ утверждает руководитель [название Организации].

Во всех случаях персонал ИЛ, непосредственно участвующий в проведении испытаний, несет ответственность за соблюдение:

• требований нормативных и методических документов, регламентирующих методы выполнения испытаний (включая отбор образцов);
• требований ЭД на СИ, ИО и ВО;
• правил безопасности и санитарии, правил ведения записей и оформления отчетной документации по результатам испытаний;
• требований к чистоте рабочих мест;
• порядка контроля технического состояния СИ, ИО и ВО;
• требований к технической калибровке СИ и ИО;
• требований к техническому обслуживанию СИ, ИО и ВО;
• сроков годности применяемых реактивов;
• требований к объективности и конфиденциальности, а также достоверности (воспроизводимости и сходимости) результатов испытаний.

Каждый сотрудник ИЛ ознакомлен под роспись с документами СМ ИЛ, со своей ДИ и ДИ сотрудника, чьи обязанности он временно исполняет. Ознакомление с положениями ДИ проводится при приеме на работу, при изменении ДИ, в рамках КД, а также в январе каждого года.

Подлинники ДИ с подписями персонала об ознакомлении хранятся у руководителя ИЛ, а копии у каждого сотрудника ИЛ.

Со всем вновь принятым на работу персоналом в первый день работы проводится вводный и первичный инструктаж на рабочем месте в соответствии с требованиями и процедурами по охране труда, действующими в ИЛ.

Для вновь принятого на работу сотрудника исходя из образования, подготовки и опыта работы претендента назначается испытательный срок, продолжительность испытательного срока определяет руководитель лаборатории.

В пределах испытательного срока проводится проверка знаний вновь принятого сотрудника на рабочем месте с целью оценки действительных профессиональных знаний, умений и навыков.

Работы по испытаниям, указанные в утвержденной области аккредитации, в части подписания протоколов испытаний или иных отчетных документов о результатах испытаний, выполняются персоналом, имеющим не менее чем трехлетний стаж работы по соответствующим испытаниям.

Допускается выполнение работ по испытаниям персоналом ИЛ, имеющим опыт работы по испытаниям в утвержденной области аккредитации менее трех лет (стажерами), при условии выполнения ими работ по испытаниям под контролем лиц (наставниками), имеющих опыт работы более трех лет, при наличии у них высшего образования (либо среднего профессионального образования или дополнительного профессионального образования) по профилю, соответствующему области аккредитации ИЛ.

В процессе стажировки сотрудник ознакомиться с документацией СМ, ДИ, инструкциями по охране труда, изучает нормативную документацию на методы испытаний и приобретает необходимые практические навыки в выполнении испытаний в утвержденной области аккредитации ИЛ.

За организацию стажировок отвечает руководитель ИЛ.

В лаборатории разработана процедура обучения стажеров. Процедура включает: график обучения, программу обучения, тестовые вопросы, аттестационный лист, протокол аттестационной комиссии.

Утверждает программу руководитель [название Организации].

Конкретный сотрудник ИЛ, осуществляющий контроль над стажером, назначается приказом руководителя [название Организации]. Такой сотрудник имеет опыт работы более трех лет, высшее образование (либо среднее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование), соответствующее области аккредитации лаборатории.

Приказ о назначении сотрудника, осуществляющего контроль над стажером, оформляется в произвольной форме. Не допускается проведение одновременного контроля одним сотрудником более чем одного стажера.

Мониторинг за компетентностью персонала лаборатории осуществляется путем проведения (1 раз в год) проверкой знаний сотрудников комиссией при помощи тестовых вопросов. По результатам ответов составляется протокол проверки аттестационной комиссии, в котором при необходимости указывается о необходимости дополнительного обучения сотрудника.

При необходимости ИЛ может временно привлекать специалистов на конкретный период проведения испытаний в утвержденной области аккредитации. Процедура допуска к работам таких специалистов аналогична приведенной выше.

Информация об изменении состава персонала, принимающего участие в работах в соответствии с областью аккредитации, вносится в Паспорт ИЛ не позже 10 рабочих дней.

Информация по внутреннему и внешнему обучению персонала менеджером по качеству и ведущим инженером по СМ отражается в соответствующем разделе Графика повышения квалификации (см. приложение N к настоящему РК), копии полученных свидетельств, сертификатов и протоколов повышения квалификации подшиваются в личное дело (папку) каждого сотрудника.

Информация об изменении компетентности персонала, принимающего участие в работах в соответствии с областью аккредитации (копии документов об образовании, повышении квалификации), вносится в Паспорт ИЛ.

Записи, содержащие сведения о ранее полученном образовании, специальной подготовке и повышении квалификации, а также другие аналогичные записи (в том числе, копии дипломов, трудовых книжек, трудовых договоров, программ обучения, удостоверений, сертификатов, свидетельств об обучении или участии в семинарах и т.п.) храниться в личных делах (папках) сотрудников.

Трудовые книжки храниться в отделе кадров [название Организации], в условиях, исключающих доступ к ним иных лиц.

Подлинники дипломов об образовании хранятся у каждого сотрудника ИЛ лично.

Пример оформления – Вариант 2

[Название лаборатории] для проведения испытаний в соответствии с областью аккредитации располагает персоналом достаточной численности, который имеет специальную, профессиональную подготовку, технические знания и опыт работы, необходимые для выполнения предписанных функций, выполняет свою работу беспристрастно.

Весь персонал лаборатории, который может повлиять на лабораторную деятельность, компетентен, действует беспристрастно и работает в соответствии с системой менеджмента лаборатории.

Лаборатория в своей деятельности обеспечивает наличие и выполнение процедуры, которая направлена на избежание вовлечения лаборатории в любую сомнительную деятельность и которая снизила бы доверие к ее компетентности, беспристрастности, технической оценке и объективности при проведении испытаний. Для предупреждения негативных последствий, которые могут повлиять на достоверность, объективность результатов испытаний персоналу лаборатории запрещено:

• проводить испытания с отклонениями от действующих НПА, НПА, МВИ, требований процедур системы менеджмента;
• использовать не поверенное измерительное оборудование или не аттестованное в установленном порядке и по техническим характеристикам (пределы измерений, точность) не соответствующее НПА, НПА, МВИ;
• использовать материалы с истекшим сроком годности, либо вызывающие сомнения (цвет, наличие примесей и др.).

В соответствии с процедурой КД-N-ГГ «Управление персоналом» в лаборатории подробно документированы требования к компетентности персонала для каждой функции, влияющей на результаты лабораторной деятельности. Данные требования, в том числе требования к образованию, квалификации, профессиональной подготовке, техническим знаниям, навыкам и опыту, прописаны в документе «Требования персонала для каждой функции, влияющей на результаты лабораторной деятельности» (КД-N-ГГ «Управление персоналом», Приложение N), утвержденном руководителем [название Организации]. Каждый сотрудник лаборатории закреплен за определенной функцией.

[Название лаборатории] гарантирует, что ее персонал обладает компетентностью для выполнения лабораторной деятельности, за которую он несет ответственность, осведомлен о значимости и важности их деятельности, о том какой вклад они вносят в достижение целей системы менеджмента, а также обладает компетентностью для оценки значимости отклонений от системы менеджмента или от процедур осуществления лабораторной деятельности.

В соответствии с процедурой КД-N-ГГ «Управление персоналом» компетентность персонала для выполнения лабораторной деятельности подтверждается Комиссией по аттестации 1 раз в 5 лет.

Руководством лаборатории, в лице руководителя лаборатории, доведено до каждого сотрудника его обязанности, ответственность и полномочия.

Каждый сотрудник лаборатории ознакомлен со своими обязанностями, ответственностью и полномочиями, которые прописаны в:

• должностных инструкциях;
• Положении о [название лаборатории];
• матрице распределения ответственности (Приложение N);
• матрице закрепления функций и обязанностей сотрудников [название лаборатории] [название Организации] (КД-N-ГГ «Управление персоналом», Приложение N).

Ознакомление подтверждено личной подписью сотрудников с указанием даты ознакомления.

В лаборатории разработана процедура КД-N-ГГ «Управление персоналом», в которой установлен порядок управления персоналом, участвующим в деятельности лаборатории. В соответствии с процедурой в лаборатории ведутся записи по:

а) определению требований к компетентности персонала лаборатории;
b) подбору персонала, участвующего в проведении испытаний;
с) подготовке персонала (стажировка при поступлении на работу);
d) наблюдению за персоналом;
e) наделению персонала полномочиями;
f) мониторингу компетентности персонала.

Состав персонала лаборатории определен штатным расписанием, которое пересматривается ежегодно в январе. Штатное расписание храниться в лаборатории в папке «Выписки».

Персонал лаборатории закреплен по видам испытаний в соответствии с КД-N-ГГ «Управление персоналом». Матрица закрепления специалистов лаборатории по видам испытаний (КД-N-ГГ, Приложение N) утверждена руководителем Организации и доведена до сведения каждого сотрудника лаборатории.

Лаборатория уполномочила персонал на выполнение специфической лабораторной деятельности, включая следующее:

а) разработку, внесение изменений и валидацию методов;
b) анализ результатов, включая заявление о соответствии толкование результатов испытаний;
с) подготовку протокола испытаний, его проверку и утверждение.

Данная лабораторная деятельность отображена и закреплена в матрице закрепления функций и обязанностей сотрудников лаборатории.

Пример оформления – Вариант 3

[Название лаборатории] гарантирует компетентность своих сотрудников, выполняющих испытания в заявленной Области аккредитации, и несет ответственность за подготовку персонала. Все сотрудники лаборатории, выполняющие исследования (испытания) и измерения, взаимозаменяемы, подчиняются непосредственно руководителю лаборатории, их квалификация и опыт соответствуют требованиям Критериев аккредитации.

Информация о составе и квалификации персонала лаборатории приведена в Форме N Паспорта [название лаборатории].

Все сотрудники [название лаборатории] имеют должностные инструкции (ДИ), которые определяют обязанности, права, функции, ответственность каждого сотрудника, в том числе в области СМ. ДИ разрабатываются руководителем лаборатории, согласовываются со службой персонала [название Организации] и утверждаются руководителем [название Организации].

В лаборатории предусмотрен непрерывный процесс обучения сотрудников и повышения их квалификации в соответствии с «Плана повышении квалификации сотрудников [название лаборатории]» либо «Планом учебных мероприятий», который составляется ежегодно. Обучение проводится в специализированных организациях, имеющих лицензию на осуществление работ по обучению и повышению квалификации, путем участия в выставках и семинарах, посвященных деятельности лабораторий, а также на учебных мероприятиях внутри лаборатории. Результаты обучения, проводимого внутри лаборатории, оформляются «Протоколами проведения учебных мероприятий», вне пределов лаборатории – свидетельствами, дипломами, удостоверениями организаций, проводящих обучение.

С целью контроля правильности выполнения процедур по проведению исследований (испытаний) и измерений и выдачи достоверных результатов проводится внутренняя проверка работы сотрудников. Помимо такой технической проверки не реже одного раза в год проводится аттестация сотрудников по методам проводимых исследований (испытаний) и измерений, знаниям правил охраны труда, безопасного проведения работ и пожарной безопасности. Результаты аттестации оформляются в виде «Протокола аттестации» и хранятся в Личной карте (папке) сотрудника. Такие Личные карты оформляются руководителем [название лаборатории] на всех сотрудников лаборатории при их поступлении на работу. Они содержат копии всех основных документов сотрудника – паспорта, трудового договора, диплома об образовании, ДИ, а также информацию о стажировке, допуске к выполнению испытаний, аттестации, сертификаты и удостоверения о пройденном обучении и т. д.

В случае возникновения необходимости руководитель [название лаборатории] занимается подбором персонала для лаборатории в соответствии с требованиями Критериев аккредитации. При выборе кандидата на соответствующую вакансию в первую очередь учитываются следующие факторы:

• образование;
• соответствие квалификационным требованиям данной вакансии;
• квалификационные навыки;
• предыдущий опыт работы;
• человеческие качества кандидата;
• отсутствие медицинских противопоказаний.

Кандидат проходит собеседование с руководителем [название лаборатории]. В случае положительного решения со стороны руководителя лаборатории и согласования кандидатуры с руководителем [название Организации], кандидат зачисляется в штат лаборатории на вакантное место с испытательным сроком не менее 3-х месяцев и приступает к стажировке.

Стажер проходит все этапы обучения: от правил ОТ и ПБ при работе в лаборатории до проведения самостоятельного тестирования продуктов. По окончании стажировки комиссия во главе руководителя [название лаборатории] проводит проверку знаний и умений стажёра для допуска к самостоятельной работе. Результаты проверки знаний стажера и решение комиссии оформляются «Протоколом допуска стажера к исследованиям (испытаниям) и измерениям».

Процесс стажировки проходят все стажеры без исключения, не зависимо от того, нанимается ли сотрудник по договору или будет выполнять работу как штатная единица.

Пример оформления – Вариант 4

Весь персонал, работающий в [название лаборатории] (согласно Паспорту лаборатории, таб. № N) работает на основе трудового договора, заключенного между ним и работодателем (руководителем [название Организации]). Состав персонала лаборатории соответствует утвержденному штатному расписанию. Внештатные сотрудники для проведения работ не привлекаются. Штат лаборатории установлен в соответствии с объемом выполняемых работ. Все сведения о сотруднике лаборатории включаются в его личное дело. Личные дела сотрудников хранятся в HR-службе [название Организации].

Весь персонал лаборатории, как штатный, так и привлекаемый, который может повлиять на деятельность лаборатории, обязан действовать беспристрастно, быть компетентным и выполнять работы в соответствии с требованиями системы менеджмента лаборатории.

Руководство лаборатории сформулировало цели образования, сформировало программу подготовки, формирования навыков и аттестации персонала лаборатории на соответствие занимаемой должности. Программа подготовки соответствует имеющимся и предстоящим задачам лаборатории. Периодически персонал проходит курсы повышения квалификации по видам деятельности и аттестуются на соответствие занимаемой должности. Для повышения квалификации персонала лаборатории применяются дополнительно следующие меры:

• стажировки в аккредитованных поверочных лабораториях;
• участие в конференциях, семинарах, совещаниях по вопросам аккредитации лаборатории, поверки приборов;
• обучение на курсах повышения квалификации;
• материальное и моральное стимулирование персонала лаборатории, работающего над самообразованием с целью улучшения качества поверки средств измерения.

К поверке СИ допускаются работники лаборатории, прошедшие обучение по соответствующей специализации (вид измерений), имеющие соответствующую квалификацию, и зарегистрированные в реестре государственной системы обеспечения единства измерений [название государства].

Руководство лаборатории гарантирует компетентность всех, кто работает со специальным оборудованием, проводит поверку, оценивает результаты и подписывает отчеты о поверках и сертификаты о поверке. Персонал, выполняющий поверку средств измерений, квалифицируется в установленном порядке на основе соответствующего образования, опыта и/или демонстрации навыков. Квалификация и образование персонала лаборатории представлена в Паспорте лаборатории.

Лаборатория имеет описание текущих проводимых работ для руководящего, технического и ключевого вспомогательного персонала, участвующего в проведении поверки. Описание работ и обязанности по их проведению отражены в должностных инструкциях.

Лаборатория имеет политику и процедуру по управлению персонала (КД-N-ГГ «Управление персоналом») и сохраняет записи по:

a) определению требований к компетентности;
b) подбору персонала;
c) подготовке персонала;
d) надзору за персоналом;
e) наделению персонала полномочиями;
f) мониторингу компетентности персонала.

Руководство [название Организации] наделяет полномочиями специально подобранный персонал в лаборатории для проведения поверок, для составления отчетов и сертификатов о поверке, для подготовки мнений и толкований, разработки, модификации, верификации и валидации методов, анализа результатов и для управления оборудованием конкретных этапов. В лаборатории хранятся документы (в соответствии с процедурой КД-N-ГГ «Порядок управления документацией») о соответствующих полномочиях, компетентности, профессиональном и образовательном уровне, обучению, навыках и опыте всего технического персонала. Копии документов и регистрация дат, подтверждения полномочий персонала находится у менеджера по кадрам. Эта информация доступна.

Рекомендации по оформлению раздела «Персонал»

Раздел должен содержать:

• общую характеристику состава и квалификации персонала лаборатории;
• информацию о порядке допуска персонала к проведению конкретных работ, включая персонал, привлекаемый на условиях договора (контракта);
• сведения о действующей в лаборатории (в Организации) системе аттестации персонала с указанием документа, регламентирующего процедуру аттестации (цель, состав комиссии, периодичность, порядок оформления результатов);
• сведения о системе подготовки и повышения квалификации кадров с указанием лиц, ответственных за проведение этих работ, наличии планов-графиков работ по подготовке и повышению квалификации персонала с учетом имеющихся и предстоящих задач лаборатории;
• информацию о порядке регистрации сведений о квалификации персонала, оценке эффективности проведенного обучения.

Процедуры управления персоналом, описанные в этом разделе РК, должны подтверждать, что:

• лаборатория имеет установленные требования к компетентности персонала, необходимые для каждого вида аналитических работ;
• все сотрудники лаборатории имеют специальную профессиональную подготовку, технические знания и опыт, необходимые для выполнения требуемой работы;
• проводится периодическая аттестация всех сотрудников лаборатории в соответствии с установленными сроками и предусматривается повышение их квалификации;
• лаборатория имеет процедуру поддержания и актуализации записей о квалификации, прохождении подготовки каждым ее сотрудником;
• все сотрудники ознакомлены с должностными инструкциями и инструкциями по ТБ.

Основным требованием к персоналу любой лаборатории является его компетентность. «Компетентность» подразумевает обладание всеми необходимыми знаниями, навыками и способностями для выполнения работы. Требования к компетентности устанавливаются в должностных инструкциях, которые разрабатываются для каждого сотрудника лаборатории.

Для демонстрации проведения подготовки и обучения, а также осуществления оценки проведенного обучения, РК обычно предусматривается:

• составление ежегодного плана повышения квалификации персонала лаборатории, который должен включать в себя прохождение как внешних, так и внутренних курсов обучения;
• проведение стажировки при приеме на работу нового сотрудника или при возобновлении работы сотрудником после длительного перерыва;
• регистрация участия каждого сотрудника в программах повышения квалификации.

Оценка результативности может проводиться в виде:

• наблюдения со стороны опытного сотрудника за проведением испытаний,
• сопоставления с результатами, полученными опытным персоналом, − проведения испытаний контрольных образцов.