Документирование процедуры отбора проб. Отбор проб. Инструкция. Пример для лаборатории

Все процедуры отбора проб должны быть строго документированы, записи должны быть четкими, позволяющими провести идентификацию пробы в лаборатории без затруднения.

Для каждого места отбора проб составляют Акт отбора проб, Акт отбора проб воды по производственному контролю или Акт передачи и приема проб (если проба отобрана не сотрудником Испытательной лаборатории).

Акт отбора проб воды по производственному контролю заполняется в следующих случаях:

• при отборе проб питьевой воды базовой лабораторией в целях производственного контроля;
• при отборе проб и передаче их между базовой и объектовыми лабораториями.

При заполнении Акта отбора проб воды по производственному контролю допускается использовать сокращения, приведенные в Приложении 2.

Сразу же после отбора каждой пробы на емкость с пробой наносят маркировку так, чтобы пробу было легко идентифицировать. Маркировка должна быть четкой, сохраняться в течение всего времени хранения пробы. Маркировка должна быть отражена в Акте отбора проб.

В случае приема пробы реагента для водоподготовки необходимо убедиться в корректной маркировке емкости с веществом: наличие этикетки с наименованием предприятия-изготовителя, наименованием продукта, номера партии и даты отбора пробы.

В Акте отбора проб должны быть указаны:

• шифр пробы;
• объект исследования;
• фамилия, должность пробоотборщика и его подпись;
• фамилия и подпись лица, присутствующего при отборе проб, его должность, наименование и юридический адрес организации, которую он представляет, или адрес проживания для физического лица);
• цель отбора;
• вид пробы (простая или смешанная);
• устройство для отбора (если таковое использовалось);
• время отбора и поступления пробы в лабораторию;
• место отбора (наименование и адрес предприятия или адрес жилого дома с описанием точки отбора);
• необычные внешние характеристики места отбора, нестандартные условия при отборе проб или нестандартные внешние характеристики отобранных проб;
• тип емкости для отбора (материал, вместимость, пробка, инактивация дезинфектанта);
• способ консервации или регламентирующий ее нормативный документ (если таковая применялась);
• фактические срок и условия транспортирования;
• отметка о соблюдении срока и условий хранения;
• примечание;
• контактный телефон заявителя.

Если пробу отбирают из одной и той же точки отбора (места), допускается один раз указать все сведения и в последующих Актах отбора проб регистрировать только номер пробы, дату, время отбора пробы и наблюдаемые необычные условия отбора.

В случае отклонения процедуры отбора пробы, транспортирования от стандартной процедуры, данные по отклонению должны быть отражены в Акте отбора проб, а так же в протоколе испытаний.

При оформлении Акта отбора проб по производственному контролю сотрудники лаборатории руководствуются следующими правилами:

А) Базовая лаборатория при отборе проб в рамках производственного контроля оформляет Акт отбора проб воды по производственному контролю с указанием шифров проб. Допускается оформление Акта отбора пробы по необходимости. При неплановом отборе проб оформляется акт отбора проб.

Б) Объектовые лаборатории при производственном контроле данные об отборе проб вносят непосредственно в журналы, предусматривающие регистрацию проб (в том числе регистрационный номер), без оформления Акта отбора проб воды по производственному контролю. При нестандартных условиях отбора оформляется Акт отбора проб.

В) В Актах отбора проб и Актах передачи и приема проб графа "цель отбора" заполняется согласно таблице 2.

Таблица 2. Цель отбора проб в зависимости от места отбора

Г) В строке "цель отбора" допускается указывать перечень определяемых показателей.

Д) Условия хранения указываются в соответствии с приложением "Требования к емкостям для отбора проб и методы консервации" настоящей инструкции. Если специальных условий не требуется, то в строке "условия хранения" ставится прочерк.

Е) На основании ГОСТ 31861-2012, п. 3.3 при необходимости составления Акта на пробы, отобранные на разные показатели в одной точке отбора за короткий период времени, составляется один Акт.

Ж) В графе "примечания" в Акте отбора проб воды по производственному контролю допускается указывать показатели, на которые исследуются пробы.

Отобранные пробы шифровать на месте отбора проб арабскими цифрами. При передаче проб, отобранных сотрудниками ИЛ внутри подразделения между лабораториями ИЛ, на емкостях с пробами указывать шифр арабскими цифрами с указанием буквы, соответствующей лаборатории, отобравшей пробы. При этом оформляется Акт отбора проб воды по производственному контролю или Акт отбора проб и передается вместе с пробами.

Нумерация Актов отбора пробы и Актов передачи и приема проб осуществляется сотрудником, принявшим пробу. Для нумерации Актов используются арабские цифры. Акты отбора проб по производственному контролю и Акты отбора проб имеют единую сквозную нумерацию и хранятся в папке "Акты отбора проб". Акты передачи и приема проб имеют собственную нумерацию и хранятся в папке "Акты передачи и приема проб".

Все пробы регистрируются в Журналах, предусматривающих регистрацию проб. Регистрационный номер наносится на емкость с пробой. Идентификация образца имеет вид:

Регистрационный номер / шифр пробы

Шифр пробы может быть присвоен во время отбора пробы либо указан заказчиком. Если шифр пробы отсутствует, то идентификация образца имеет вид:

Регистрационный номер