Каждая единица оборудования, прошедшая входной контроль, регистрируется инженером по оборудованию в соответствующем разделе Журнала учета оборудования.

Регистрационные данные включают:

• регистрационный номер в Журнале учета оборудования;
• наименование оборудования;
• модель (тип);
• регистрационный номер в госреестре утвержденных типов средств измерений (для СИ);
• заводской, инвентарный, внутренний, номенклатурный номер;
• место изготовления;
• год изготовления и год ввода в эксплуатацию;
• основные технические характеристики (для СИ: диапазон и погрешность измерений);
• сведения об истории поверки (для СИ) и аттестации (для ИО);
• местонахождение оборудования, его статус и Фамилия И.О. сотрудника, назначенного ответственным за эксплуатацию и ТО;
• дополнительные сведения об оборудовании в виде примечаний (для СИ);
• условия работы;
• назначение;
• описание предусмотренного технического обслуживания.

Для каждой единицы оборудования инженер по оборудованию назначает ответственного за эксплуатацию и ТО (см. п. 5.6 и п. 5.8). При смене ответственного инженер по оборудованию вносит соответствующие изменения в Журнал учета оборудования.

Ответственный за эксплуатацию и ТО прикрепляет на оборудование идентификационную этикетку:

• этикетка о внедрении для оборудования, имеющего статус "на внедрении" (оборудование прошло входной контроль и находится на этапе ввода в эксплуатацию);
• рабочая этикетка для оборудования, имеющего статус "в работе" (оборудование исправно, регулярно эксплуатируется и, если необходимо, имеет актуальный сертификат установления соответствия метрологическим требованиям);
• этикетка "в резерве" для оборудования, имеющего статус "в резерве" (оборудование исправно, если необходимо, имеет актуальный сертификат установления соответствия метрологическим требованиям, не эксплуатируется, но может быть введено в работу в любой момент);
• этикетка консервации для оборудования, имеющего статус "консервация" (оборудование выведено из эксплуатации);
• этикетка о непригодности для оборудования, имеющего статус "не пригоден" (оборудование признано непригодным по результатам технических испытаний и выведено из эксплуатации).

Для идентификации оборудования небольших размеров (например, термометров, гигрометров и манометров) допускается использовать сокращённые этикетки.

Для каждой модели (типа) учтённого оборудования разрабатывается рабочая инструкция по эксплуатации. Оригиналы инструкций хранятся у менеджера по качеству, копии доступны для специалистов на рабочих местах.

При изменении данных о поверке/ аттестации оборудования, смене ответственного или местонахождения оборудования сотрудник, ответственный за эксплуатацию и ТО, проводит актуализацию идентификационной этикетки.