Кодирование документов и записей СМК испытательной лаборатории

Открытая разработка документов | LINCO Open Source Кодирование документов и записей СМК испытательной лаборатории. Версия 1. 09.04.2020

ВЕРНУТЬСЯ К ПЕРЕЧНЮ ДОКУМЕНТОВ ❯
ПЕРЕЙТИ К ТРЕБОВАНИЯМ ГОСТ 17025 ❯

Кодирование документов и записей СМК испытательной лаборатории.

1. Назначение и область применения
2. Нормативные ссылки
3. Определения
4. Сокращения и обозначения
5. Процедура
5.1. Общие положения
5.2. Кодирование документов
5.3. Кодирование записей
5.4. Присвоение кода
5.5. Номенклатура дел
5.6. Кодирование журналов и папок
5.7. Кодирование архивных документов
5.8. Кодирование справочных материалов и литературы
6. Ответственность

Назначение и область применения

1.1. Настоящая процедура устанавливает единые требования к кодированию документов и записей системы менеджмента качества испытательной лаборатории.

1.2. Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников, принимающих участие в разработке документов испытательной лаборатории.

1.3. Настоящая документированная процедура разработана с целью обеспечения единообразия документов и записей для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества.

Вернуться к содержанию

2.1. ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий;

2.2. ГОСТ ИСО/ТО 10013-2007 "Руководство по документированию менеджмента качества";

2.3. ГОСТ Р ИСО 9000-2015 "Система менеджмента качества. Основные положения и словарь";

Вернуться к содержанию

Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов) принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

Журнал – форма первичной информации, содержащая данные и результаты аналитических испытаний.

Документ – информация и соответствующий носитель (бумажный, электронный и другие).

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты свидетельства осуществленной деятельности.

Номенклатура дел – документ, представляющий собой систематизированный перечень наименований дел лаборатории.

СМК – система менеджмента качества

Вернуться к содержанию

5.1.1. Система идентификации документов и записей, управляющих испытательной лабораторией, предназначена для обеспечения быстрого и однозначного определения их статуса при систематизированном хранении, поиске и ведении.

5.1.3. Записи, принадлежащие к соответствующему документу СМК, идентифицируются путем присвоения кода, размещаемого в правом верхнем углу формы записи.

5.1.4. Присвоение документу или записи кода проводится в период разработки.

5.1.5. Формы записей могут быть сгруппированы в Альбом форм записей СМК.

Вернуться к содержанию

5.2.1. Код документов СМК должен быть представлен в виде:

АА(-ББ)-ВВ-ГГ, где

АА – буквенное обозначение документа: РК – руководство по качеству, ДП – документированная процедура, РИ – рабочая инструкция, А – альбом и др.;

ББ – идентификация группы документов (применяется только для групп оборудования: СИ – средства измерения, ИО – испытательное оборудование, ВО – вспомогательное оборудование);

ВВ – порядковый номер документа по Журналу учета документов и записей СМК;

ГГ – третья и четвертая цифра года введения документа.

5.2.2. Порядок оформления идентификационного кода документированной процедуры или рабочей инструкции определен процедурой "Графическое оформление документированных процедур и рабочих инструкций".

Вернуться к содержанию

5.3.1. Код записей должен быть представлен в виде:

АА.ББ-ВВ.ГГ-ДД, где

АА – буквенное обозначение записи: А – акт, Г – график, ПР – протокол, и др.

БББ-ВВ – буквенное обозначение документа СМК и его регистрационный номер по Журналу учета документов и записей СМК, устанавливающего форму ведения данной записи.

ГГ – порядковый номер приложения по документу, устанавливающему форму ведения данной записи.

ДД – третья и четвертая цифра года введения документа.

5.3.2. Порядок оформления идентификационного кода записи определен п. 5.1.2 – п. 5.1.3. настоящей документированной процедуры.

Вернуться к содержанию

5.4.1. При разработке, введении нового документа или записи СМК, определяется группа (подгруппа) к которой принадлежит документ или запись в разделе Классификатор Журнала учета документов и записей СМК.

5.4.2. Производится поиск документа, записи в Классификаторе. Новым документам или записям присваивается следующий порядковый номер в соответствующей группе (подгруппе) и фиксируется его полное название.

5.4.3. Документу, записи присваивается код соответствующего наименования в Классификаторе.

5.4.4. В конце кода указывается год введения документа, записи.

Вернуться к содержанию

5.5.1. Все документы и записи СМК комплектуются в папки (дела).

5.5.2. Каждая папка (дело) включающая в себя группу (подгруппу) документов, записей имеет свой уникальный код. Документы и записи одной группы (подгруппы) могут быть разделены на тома с одним идентификационным кодом.

5.5.3. Каждое дело должно быть включено в Номенклатуру дел.

5.5.4. Номенклатура дел формируется ежегодно, может быть актуализирована и утверждена по необходимости.

5.5.5. Номенклатура дел должна включать в себя следующую информацию:

• код дела (номер тома, если есть необходимость);
• полное название дела (с указанием документов, входящих в дело);
• должность и фамилию ответственного за ведение дела;
• количество дел;
• место хранения и сроки хранения на рабочем месте до сдачи в архив.

5.5.6. Оригинал номенклатуры дел должен храниться у менеджера по качеству.

Вернуться к содержанию

5.6.1. Код журнала должен быть представлен в виде:

ААА/Ж-ББ.ВВ, где

AAA – указывает на принадлежность к определенной организационной структуре в лаборатории;

Ж – журнал;

ББ.ВВ – порядковый номер группы и подгруппы журналов (указывается арабскими цифрами).

5.6.2. Порядок оформления идентификационного кода журнала определен процедурой "Ведение и оформление журналов и папок".

5.6.3. Код папки должен быть представлен в виде:

ААА/ББ-ВВ.ГГ, где

AA – указывает на принадлежность к определенной организационной структуре в лаборатории (если в папке определяются документы, не привязанные к деятельности только одной организационной структуры в лаборатории, то данную часть кода опускают);

ББ – происхождение документа: ВД – внешние документы, ВН – внутренние документы;

ВВ – порядковый номер группы процессов: 01 – аудит, 02 – персонал, 03 – документирование, 04 – контроль качества, 05 – испытания;

ГГ – порядковый номер папки.

5.6.4. Порядок оформления идентификационного кода папки определен процедурой "Ведение и оформление журналов и папок".

5.7.1. Архивные документы кодируются в соответствии с процедурой "Организация архивного дела".

Вернуться к содержанию

5.8.1. Все справочные материалы и литература, зарегистрированные в разделе "Библиотека" Журнала учета документов и записей СМК должны быть однозначно идентифицированы и иметь код.

5.8.2. Справочные материалы могут быть сформированы в папки (дела) имеющие общий код.

5.8.3. Код справочного материала или литературы должен быть представлен в виде:

Л-АА, где

Л – литература, справочный материал;
АА – порядковый номер документа по Журналу учета документов и записей СМК.

5.8.4. Порядок оформления идентификационного кода папки определен процедурой "Ведение и оформление журналов и папок".

Вернуться к содержанию

6.1. Менеджер по качеству несет ответственность за:

• информирование инженера по оборудованию о предстоящей поверке и аттестации;
• кодирование документов и записей СМК;
• разработку и актуализацию Номенклатуры дел;
• регистрацию документов и записей в Журнале учета документов и записей СМК.

6.2. Ответственный за ведение, разработку документа, записи (дела) несет ответственность за оформление идентификационного кода.

6.3. Контроль за соблюдением требований данной процедуры несет менеджер по качеству.

ПЕРЕЙТИ К ТРЕБОВАНИЯМ ГОСТ 17025 ❯
ВЕРНУТЬСЯ К ПЕРЕЧНЮ ДОКУМЕНТОВ ❯