Разделы форума

Общество с ограниченной ответственностью "Браво Софт", ИНН 5262147360, ERID: 2VtzquWhzqZ

Пожаловаться❯

О рекламодателе❯

Реклама на LINCO❯

Скопировать ссылкуСкопировано

Ищете, как автоматизировать учёт реактивов в лаборатории?

Мы нашли безопасную систему АЖУР, которая соответствует всем государственным стандартам. Есть тестовая версия!

Скрыть Проверить

Общество с ограниченной ответственностью "Центр компетенций "Знание", ИНН 9722035295, ERID: 2Vtzqwxnh4L

Пожаловаться❯

О рекламодателе❯

Реклама на LINCO❯

Скопировать ссылкуСкопировано

Методическое сопровождение лабораторий. ЦК "Знание"

Подготовка лаборатории к аккредитации и ПК; аудит СМ, подготовка к экспериментальной проверке, формирование ОА.

Скрыть Узнать

Общество с ограниченной ответственностью "Центр компетенций "Знание", ИНН 9722035295, ERID: 2VtzquzdeMn

Пожаловаться❯

О рекламодателе❯

Реклама на LINCO❯

Скопировать ссылкуСкопировано

Внутренние аудиты в лаборатории. Вебинар-тренинг

Требования, техника оценки согласно ГОСТ 17025, ISO 9001, ГОСТ Р ИСО 19011. Есть возможность задавать вопросы.

Скрыть Подробнее

Электронный архив

Вернуться в раздел: Система менеджмента

4

0
Создано: Forum LINCO | 06 февраля 2020 в 21:12 | Ответить

Объясните мне, пожалуйста, ещё раз, что именно необходимо в архиве хранить в электронном виде и как? Вот я сейчас буду проходить ПК за 2-летний период, начиная с октября 2017 года по сегодня. У меня в архиве сейчас находятся все протоколы, акты, заявки, договоры с заказчиками на бумажном носителе за данный период. Мне надо эти все документы из архива хранить в электронном виде? На электронных носителях? В каком виде они должно быть на электронном носителе? В сканированном виде формата pdf? Или в виде Word, подписанном ЭЦП? Сканированный формат pdf тоже должен подписываться ЭЦП? В каком виде храните данные документы и как часто обновляете именно на электронных носителях документы?
- 0
  
  Создано: Forum LINCO | 06 февраля 2020 в 21:13 |
  
  В новых критериях с 2018 была указана ЭЦП.
- 0
  
  Создано: Forum LINCO | 06 февраля 2020 в 21:14 |
  
  У нас все только на бумаге в архиве. Сканы делаем, но никому об этом не говорим. На диск копируем все документы за год и в сейф - резервное копирование.
- 0
  
  Создано: Forum LINCO | 06 февраля 2020 в 21:15 |
  
  Разъяснения же были ФСА по поводу ЭЦП: если вы ведёте хоть какую-то форму (журнал, реестр, перечень), то должна быть ЭЦП.
- 1
  
  Создано: Forum LINCO | 06 февраля 2020 в 21:32 |
  
  Что касается резервного копирования и архивирования. Это две абсолютно разные процедуры. Резервное копирование должно осуществляться для абсолютно всех записей, которые выполнены лабораторией (все журналы, все формуляры, все все записи). Вы можете сканировать и даже фотографировать, сохранять на жестком диске или на сервере. Данные документы не должны подписываться ЭЦП. Просто скопировали и сохранили. Периодичность данного действия пока законом не определена. Частота резервного копирования остается на вашем усмотрении. Главное - прописать в РК. Архив может быть бумажным, а может быть электронным. У меня, например, бумажный, поэтому электронный архив мне сказали можете и не вести. Но, если у вас электронный архив, то все документы с результатами испытаний в форматах, позволяющих внести в этот документ изменения (например, .doc, .xls), должны быть подписаны ЭЦП. Одним словом, как я поняла ЭЦП необходимо подписать только то, куда можно внести изменения. И в первую очередь это результаты испытаний.
0

0
Создано: Алла Артемьева | 26 июня 2020 в 20:48 | Ответить

"Данные документы не должны подписываться ЭЦП. Просто скопировали и сохранили." Уважаемые коллеги, ВСЕ хранящиеся документы в электронном виде должны быть с ЭЦП: приказ от 30 мая 2014 года N 326 "Об утверждении Критериев аккредитации...": п. 14.8, перечисление и) "систему хранения и архивирования документов, в том числе правила их хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью". Внести изменения в отсканированный файл - легко. Если нет ЭЦП, то только КСЕРОКОПИРОВАТЬ и подшивать. А вести журналы в doc или xls нельзя по тому же основанию.
0

0
Создано: Forum LINCO | 20 февраля 2023 в 15:39 | Ответить

Намедни получили разъяснение РА по поводу хранения документов в электронном архиве. Если это не протокол, созданный в ЭДО, то возможно хранение в неизменяемом виде документы word, exel, pdf (у нас это электронные журналы, сканы протоколов, сканы документов СМК). Это к требованию экспертов, что все в эл. архиве должно быть подписано ЭЦП, что я считаю абсурдом. Вот фрагмент разъяснения: "... полагаем, что документ (документы) СМК лаборатории может (могут) включать в правилах систематизации и ведения архива документов описание порядка хранения в процессе деятельности АЛ электронных документов лаборатории, созданных с помощью ПО в защищенном от изменения виде, в том числе с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи".
0

0
Создано: Муртаз Чеишвили | 21 февраля 2023 в 14:40 | Ответить

В чем "Абсурд"? если журнал у Вас в электронном виде и Вы его подписали ЭЦП, это электронный документ, видно когда и кем создан, так-же как бумажный... а если Вы протокол сделали бумажный в одном экземпляре и отправили его заказчику, копия его в ПДФ...это его копия хоть подписанная, хоть не подписанная ЭЦП, это не оригинал и выдать из архива по запросу хоть заказчика, хоть прокуратуры Вы копию не сможете... это примерно как идете к нотариусу с копией паспорта или свидетельства о рождении без оригинала Вам ни чего не заверят... какая разница...
2

0
Создано: Forum LINCO | 30 ноября 2023 в 18:44 | Ответить

Позвольте вопрос. Каким образом установить процедуру архива и резервного копирования, чтоб не было задвоения- хранения одних и тех же документов по обоим процедурам. И при этом чтоб эксперты не смогли поставить несоответствие. Проходили обучение у известного провайдера. Переписали инструкции и снова несоответствие
- 1
  
  Ценный ответ Создано: Forum LINCO | 04 декабря 2023 в 10:17 |
  
  Тут не может быть задвоения, архивирование и резервное копирование-это две абсолютно разные процедуры. В архиве храним документы, как правило в бумажном виде (может быть электронный, документы в эл.архиве должны быть подписаны УКП), и в архив сдается все, что предусмотрено номенклатурой дел ИЛ. Резервные копии, как правило создаются в эл.виде, и затем используются для восстановления документов, и перечень документов, подлежащих резервному копированию может быть другой (ИЛ устанавливает сама), как правило, это технические записи и протоколы, акты отбора, документы СМ, периодичность осуществления действий по 2 процедурам разная, журналы тоже разные. Поэтому лучше разделить эти процедуры и путанницы не будет.
- 1
  
  Создано: Forum LINCO | 04 декабря 2023 в 10:18 |
  
  Добавлю: в случаях архивирования документов и записей с резервной копией разумно конкретно по каждой единице решать сохранять копию или нет. Для электронных архивных документов и записей есть смысл сохранить и копию на случай поломки основного носителя. А для бумаги можно копию и удалять. Пожар или потоп менее вероятен обычно, чем отказ серверов, флешек или жёстких дисков...