Линко ЛинкоПлатформа 2.25.20

Форум

Станьте частью глобального сообщества,
используя ресурсы платформы Линко

Разделы форума

Электронный архив

  • 4
    0

    Создано: Форум Линко | 06 февраля 2020 в 21:12 |   Ответить


    Объясните мне, пожалуйста, ещё раз, что именно необходимо в архиве хранить в электронном виде и как? Вот я сейчас буду проходить ПК за 2-летний период, начиная с октября 2017 года по сегодня. У меня в архиве сейчас находятся все протоколы, акты, заявки, договоры с заказчиками на бумажном носителе за данный период. Мне надо эти все документы из архива хранить в электронном виде? На электронных носителях? В каком виде они должно быть на электронном носителе? В сканированном виде формата pdf? Или в виде Word, подписанном ЭЦП? Сканированный формат pdf тоже должен подписываться ЭЦП? В каком виде храните данные документы и как часто обновляете именно на электронных носителях документы?
    • 0

      Создано: Форум Линко | 06 февраля 2020 в 21:13 |

      В новых критериях с 2018 была указана ЭЦП.

    • 0

      Создано: Форум Линко | 06 февраля 2020 в 21:14 |

      У нас все только на бумаге в архиве. Сканы делаем, но никому об этом не говорим. На диск копируем все документы за год и в сейф - резервное копирование.

    • 0

      Создано: Форум Линко | 06 февраля 2020 в 21:15 |

      Разъяснения же были ФСА по поводу ЭЦП: если вы ведёте хоть какую-то форму (журнал, реестр, перечень), то должна быть ЭЦП.

    • 1

      Создано: Форум Линко | 06 февраля 2020 в 21:32 |

      Что касается резервного копирования и архивирования. Это две абсолютно разные процедуры. Резервное копирование должно осуществляться для абсолютно всех записей, которые выполнены лабораторией (все журналы, все формуляры, все все записи). Вы можете сканировать и даже фотографировать, сохранять на жестком диске или на сервере. Данные документы не должны подписываться ЭЦП. Просто скопировали и сохранили. Периодичность данного действия пока законом не определена. Частота резервного копирования остается на вашем усмотрении. Главное - прописать в РК. Архив может быть бумажным, а может быть электронным. У меня, например, бумажный, поэтому электронный архив мне сказали можете и не вести. Но, если у вас электронный архив, то все документы с результатами испытаний в форматах, позволяющих внести в этот документ изменения (например, .doc, .xls), должны быть подписаны ЭЦП. Одним словом, как я поняла ЭЦП необходимо подписать только то, куда можно внести изменения. И в первую очередь это результаты испытаний.

  • 0
    0

    Создано: Алла Артемьева | 26 июня 2020 в 20:48 |   Ответить

    "Данные документы не должны подписываться ЭЦП. Просто скопировали и сохранили." Уважаемые коллеги, ВСЕ хранящиеся документы в электронном виде должны быть с ЭЦП: приказ от 30 мая 2014 года N 326 "Об утверждении Критериев аккредитации...": п. 14.8, перечисление и) "систему хранения и архивирования документов, в том числе правила их хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью". Внести изменения в отсканированный файл - легко. Если нет ЭЦП, то только КСЕРОКОПИРОВАТЬ и подшивать. А вести журналы в doc или xls нельзя по тому же основанию.

  • 0
    0

    Создано: Форум Линко | 20 февраля 2023 в 15:39 |   Ответить

    Намедни получили разъяснение РА по поводу хранения документов в электронном архиве. Если это не протокол, созданный в ЭДО, то возможно хранение в неизменяемом виде документы word, exel, pdf (у нас это электронные журналы, сканы протоколов, сканы документов СМК). Это к требованию экспертов, что все в эл. архиве должно быть подписано ЭЦП, что я считаю абсурдом. Вот фрагмент разъяснения: "... полагаем, что документ (документы) СМК лаборатории может (могут) включать в правилах систематизации и ведения архива документов описание порядка хранения в процессе деятельности АЛ электронных документов лаборатории, созданных с помощью ПО в защищенном от изменения виде, в том числе с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи".

  • 0
    0

    Создано: Муртаз Чеишвили | 21 февраля 2023 в 14:40 |   Ответить

    В чем "Абсурд"? если журнал у Вас в электронном виде и Вы его подписали ЭЦП, это электронный документ, видно когда и кем создан, так-же как бумажный... а если Вы протокол сделали бумажный в одном экземпляре и отправили его заказчику, копия его в ПДФ...это его копия хоть подписанная, хоть не подписанная ЭЦП, это не оригинал и выдать из архива по запросу хоть заказчика, хоть прокуратуры Вы копию не сможете... это примерно как идете к нотариусу с копией паспорта или свидетельства о рождении без оригинала Вам ни чего не заверят... какая разница...

  • 2
    0

    Создано: Форум Линко | 30 ноября 2023 в 18:44 |   Ответить

    Позвольте вопрос. Каким образом установить процедуру архива и резервного копирования, чтоб не было задвоения- хранения одних и тех же документов по обоим процедурам. И при этом чтоб эксперты не смогли поставить несоответствие. Проходили обучение у известного провайдера. Переписали инструкции и снова несоответствие

    • 1

      Создано: Форум Линко | 04 декабря 2023 в 10:17 |

      Тут не может быть задвоения, архивирование и резервное копирование-это две абсолютно разные процедуры. В архиве храним документы, как правило в бумажном виде (может быть электронный, документы в эл.архиве должны быть подписаны УКП), и в архив сдается все, что предусмотрено номенклатурой дел ИЛ. Резервные копии, как правило создаются в эл.виде, и затем используются для восстановления документов, и перечень документов, подлежащих резервному копированию может быть другой (ИЛ устанавливает сама), как правило, это технические записи и протоколы, акты отбора, документы СМ, периодичность осуществления действий по 2 процедурам разная, журналы тоже разные. Поэтому лучше разделить эти процедуры и путанницы не будет.

    • 1

      Создано: Форум Линко | 04 декабря 2023 в 10:18 |

      Добавлю: в случаях архивирования документов и записей с резервной копией разумно конкретно по каждой единице решать сохранять копию или нет. Для электронных архивных документов и записей есть смысл сохранить и копию на случай поломки основного носителя. А для бумаги можно копию и удалять. Пожар или потоп менее вероятен обычно, чем отказ серверов, флешек или жёстких дисков...

Материалы

Материалы Линко

Возможно Вас
заинтересует

Возможно Вас заинтересует

Открытая разработка документов для лаборатории
Открытая разработка документов для лаборатории
Перейти

Информация