Электронный архив | Форум для аккредитованных лабораторий | Linco

Форум

Станьте частью глобального сообщества,
используя ресурсы платформы LINCO

Разделы форума


  • 4
    0

    Создано: Forum LINCO Platform | 06 февраля 2020 в 21:12 |   Ответить

    Объясните мне, пожалуйста, ещё раз, что именно необходимо в архиве хранить в электронном виде и как? Вот я сейчас буду проходить ПК за 2-летний период, начиная с октября 2017 года по сегодня. У меня в архиве сейчас находятся все протоколы, акты, заявки, договоры с заказчиками на бумажном носителе за данный период. Мне надо эти все документы из архива хранить в электронном виде? На электронных носителях? В каком виде они должно быть на электронном носителе? В сканированном виде формата pdf? Или в виде Word, подписанном ЭЦП? Сканированный формат pdf тоже должен подписываться ЭЦП? В каком виде храните данные документы и как часто обновляете именно на электронных носителях документы?

    • 0

      Создано: Forum LINCO Platform | 06 февраля 2020 в 21:13 |

      В новых критериях с 2018 была указана ЭЦП.


    • 0

      Создано: Forum LINCO Platform | 06 февраля 2020 в 21:14 |

      У нас все только на бумаге в архиве. Сканы делаем, но никому об этом не говорим. На диск копируем все документы за год и в сейф - резервное копирование.


    • 0

      Создано: Forum LINCO Platform | 06 февраля 2020 в 21:15 |

      Разъяснения же были ФСА по поводу ЭЦП: если вы ведёте хоть какую-то форму (журнал, реестр, перечень), то должна быть ЭЦП.


    • 1

      Создано: Forum LINCO Platform | 06 февраля 2020 в 21:32 |

      Что касается резервного копирования и архивирования. Это две абсолютно разные процедуры. Резервное копирование должно осуществляться для абсолютно всех записей, которые выполнены лабораторией (все журналы, все формуляры, все все записи). Вы можете сканировать и даже фотографировать, сохранять на жестком диске или на сервере. Данные документы не должны подписываться ЭЦП. Просто скопировали и сохранили. Периодичность данного действия пока законом не определена. Частота резервного копирования остается на вашем усмотрении. Главное - прописать в РК. Архив может быть бумажным, а может быть электронным. У меня, например, бумажный, поэтому электронный архив мне сказали можете и не вести. Но, если у вас электронный архив, то все документы с результатами испытаний в форматах, позволяющих внести в этот документ изменения (например, .doc, .xls), должны быть подписаны ЭЦП. Одним словом, как я поняла ЭЦП необходимо подписать только то, куда можно внести изменения. И в первую очередь это результаты испытаний.



  • 0
    0

    Создано: Алла Артемьева | 26 июня 2020 в 20:48 |   Ответить

    "Данные документы не должны подписываться ЭЦП. Просто скопировали и сохранили." Уважаемые коллеги, ВСЕ хранящиеся документы в электронном виде должны быть с ЭЦП: приказ от 30 мая 2014 года N 326 "Об утверждении Критериев аккредитации...": п. 14.8, перечисление и) "систему хранения и архивирования документов, в том числе правила их хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью". Внести изменения в отсканированный файл - легко. Если нет ЭЦП, то только КСЕРОКОПИРОВАТЬ и подшивать. А вести журналы в doc или xls нельзя по тому же основанию.


Возможно Вас заинтересует

Открытая разработка документов для лаборатории