Электронный архив - Форум для аккредитованных лабораторий - LINCO Platform
LINCO Platform LINCO PlatformUnity 2.6.22

Форум

Станьте частью глобального сообщества,
используя ресурсы платформы LINCO

Разделы форума

Электронный архив

  • 4
    0

    Создано: Forum LINCO Platform | 06 февраля 2020 в 21:12 |   Ответить

    Объясните мне, пожалуйста, ещё раз, что именно необходимо в архиве хранить в электронном виде и как? Вот я сейчас буду проходить ПК за 2-летний период, начиная с октября 2017 года по сегодня. У меня в архиве сейчас находятся все протоколы, акты, заявки, договоры с заказчиками на бумажном носителе за данный период. Мне надо эти все документы из архива хранить в электронном виде? На электронных носителях? В каком виде они должно быть на электронном носителе? В сканированном виде формата pdf? Или в виде Word, подписанном ЭЦП? Сканированный формат pdf тоже должен подписываться ЭЦП? В каком виде храните данные документы и как часто обновляете именно на электронных носителях документы?
    • 0

      Создано: Forum LINCO Platform | 06 февраля 2020 в 21:13 |

      В новых критериях с 2018 была указана ЭЦП.

    • 0

      Создано: Forum LINCO Platform | 06 февраля 2020 в 21:14 |

      У нас все только на бумаге в архиве. Сканы делаем, но никому об этом не говорим. На диск копируем все документы за год и в сейф - резервное копирование.

    • 0

      Создано: Forum LINCO Platform | 06 февраля 2020 в 21:15 |

      Разъяснения же были ФСА по поводу ЭЦП: если вы ведёте хоть какую-то форму (журнал, реестр, перечень), то должна быть ЭЦП.

    • 1

      Создано: Forum LINCO Platform | 06 февраля 2020 в 21:32 |

      Что касается резервного копирования и архивирования. Это две абсолютно разные процедуры. Резервное копирование должно осуществляться для абсолютно всех записей, которые выполнены лабораторией (все журналы, все формуляры, все все записи). Вы можете сканировать и даже фотографировать, сохранять на жестком диске или на сервере. Данные документы не должны подписываться ЭЦП. Просто скопировали и сохранили. Периодичность данного действия пока законом не определена. Частота резервного копирования остается на вашем усмотрении. Главное - прописать в РК. Архив может быть бумажным, а может быть электронным. У меня, например, бумажный, поэтому электронный архив мне сказали можете и не вести. Но, если у вас электронный архив, то все документы с результатами испытаний в форматах, позволяющих внести в этот документ изменения (например, .doc, .xls), должны быть подписаны ЭЦП. Одним словом, как я поняла ЭЦП необходимо подписать только то, куда можно внести изменения. И в первую очередь это результаты испытаний.

  • 0
    0

    Создано: Алла Артемьева | 26 июня 2020 в 20:48 |   Ответить

    "Данные документы не должны подписываться ЭЦП. Просто скопировали и сохранили." Уважаемые коллеги, ВСЕ хранящиеся документы в электронном виде должны быть с ЭЦП: приказ от 30 мая 2014 года N 326 "Об утверждении Критериев аккредитации...": п. 14.8, перечисление и) "систему хранения и архивирования документов, в том числе правила их хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью". Внести изменения в отсканированный файл - легко. Если нет ЭЦП, то только КСЕРОКОПИРОВАТЬ и подшивать. А вести журналы в doc или xls нельзя по тому же основанию.

Материалы

Материалы LINCO

Возможно Вас
заинтересует

Возможно Вас заинтересует

Открытая разработка документов для лаборатории
Перейти

Информация

Подписка на канал LINCO School
Занятия для менеджера по качеству с подпиской на канал LINCO School

  Срок действия: 1 год

  Бонусы:

  • видеоматериалы от Школы LINCO;

  • интерактивный личный кабинет Школы;

  • библиотека материалов и документов.