Менеджер по качеству. Философия профессии

Базовые принципы
Принципы, стимулирующие изменения
Принципы, ингибирующие изменения

Система идей формирует особую философию менеджмента. Это свод строгих правил, отклонение от которых будет препятствовать развитию системы менеджмента. В этой статье мы поговорим о том, каких принципов следует придерживаться менеджеру по качеству для достижения успеха, стабильности и процветания лаборатории.

Основные принципы мы разделим на три группы.

Вернуться к содержанию

Первая группа — базовые принципы. Они являются основой работы менеджера по качеству. В первую очередь необходимо создать условия для их выполнения, а затем тщательно придерживаться этих принципов, поскольку они определяют успех управления системой менеджмента.

Перечислим базовые принципы:

1. Работайте в свободном пространстве, чистоте и порядке.
У каждой вещи или документа должно быть свое место. На любом рабочем месте и в целом в лаборатории должны отсутствовать вещи и документы, у которых не определена функция или участие в процессе. Порядок в вещах и документах определит горизонт планирования деятельности, иными словами, поможет снизить неопределенность планирования и повысит точность определения сроков мероприятий.

2. Планируйте свою деятельность.
Вся работа должна быть покрыта планом. Важно ранжировать мероприятия по приоритету в зависимости от приносимого эффекта. Внеплановыми могут быть только идеи. Даже аварии стоит планировать, что означает быть готовыми к ним на управляемом уровне.

3. Выполняйте намеченное и доводите дела до конца.
Для оценки выполнения намеченной цели важно подвергнуть анализу действия, которые вы осуществляете. Анализ деятельности должен отражать, как соответствует результат первоначально поставленной цели. Благодаря анализу становится возможным осознать завершенность плана.

Базовые принципы строят порядок и завершенность всех действий. Являются основой для стабилизации процессов в лаборатории.

Вернуться к содержанию

Вторая группа – принципы, стимулирующие изменения.

Часть из них необходимо применять непрерывно в течение всей деятельности лаборатории:

1. Стремитесь повышать квалификацию персонала.
Персонал должен быть готов к изменениям и поддерживать систему самостоятельно. Только подготовка персонала дает возможность внедрить более эффективные и современные технологии, оптимизировать больше процессов. Система менеджмента должна функционировать автономно и регулироваться в ходе анализа на основе контрольных мероприятий. Система не должна быть зависимой от ее разработчиков, например от менеджера по качеству, и должна оставаться стабильной долгое время в штатном режиме. Для этого персонал должен повышать свою квалификацию.

2. Вовлекайте персонал в проекты. Работайте над тем, чтобы собрать команду.
Формирование команды за счет вовлечения персонала в создание системы, работы над проектами позволяет повышать его заинтересованность трудовым процессом. Прямое участие в проектах помогает персоналу также лучше понять процессы и проблемы лаборатории, а также снизить процент ежегодной смены кадров. Последнее ведет к повышению стабильности системы и снижению расходов на обучение. Вовлечение в проекты также позволяет в будущем получать эффект от реализации предложений по изменениям системы от персонала.

3. Любое дело или процесс можно сделать эффективнее.
Важно помнить, что любой построенный процесс можно усовершенствовать. Об этом мы подробно поговорим во втором модуле программы Школы.

Следующие принципы являются индикаторами, которые показывают область, требующую изменений. Они дают руководство к действию при определенных обстоятельствах

4. Не оставляйте без упрощения то, что приводит к сбоям, и то, что не выполняется качественно и в срок.
Речь идет о работе в рамках сформированного процесса системы менеджмента. Отслеживание сбоев в процессах дает возможность планировать по ним изменения, используя механизмы оптимизации. Упрощение процесса приводит к снижению числа его элементов и, следовательно, снижению суммы рисков по процессу.

5. Избавьтесь от всего, что мешает.
Следует выявить факторы внутри процесса, мешающие оптимизации и стабилизации системы менеджмента, а затем запланировать пересмотр процессов, чтобы организовать их, устранив мешающие факторы. Примером реализации принципа может быть устранение посредничества в процессах, необходимость принятия решения внутри процесса ответственным лицом. Это затрудняет оценку расхода ресурсов на процесс в целом и повышает его неопределенность.

6. Открывайте дорогу идеям и прогрессу. Не преграждайте дорогу.
Менеджер по качеству должен руководствоваться в первую очередь интересами лаборатории, вопреки личным интересам. Особенно в том случае, когда речь идет об изменении системы, созданной им самим. Этот принцип определяет нравственный аспект человека. Будьте готовы разломать все и отказаться от построенного, когда придёт новое и лучшее.

7. Пробуйте изменения и экспериментируйте.
Внедряйте изменения, если при испытании получаете эффект, и отказывайтесь от них смело, если эффект не оправдал ожидания. Важно уметь менять тактику, когда новый процесс не работает. Не стоит бояться отказаться от реализации, если результат приводит к снижению эффективности.

Данные принципы отлично дружат с системой управления рисками и возможностями и реализуются с недавних пор на фундаменте обязательных требований к лабораториям.

Вернуться к содержанию

Третья группа – принципы, ингибирующие изменения:

1. Нельзя создавать процессы для галочки или на всякий случай.
Широко распространена практика выполнения действий для галочки. Важно выявлять такие процессы, работать над их эффективностью и извлечению приносимой пользы.

2. Внедрение изменений не должно стоить дорого.
Внедрять сложное можно только тогда, когда каждая мелочь в этом приносит эффект. Усложняя систему, внедренные новые элементы в процессах должны увеличивать объемы производства или снижать расходы ресурсов. Если усложнение процесса требуется заказчиком или новыми нормативными документами, то потери, связанные с этим, должны закладываться в стоимость оказываемых услуг, компенсирующую расходы на выполнение мероприятий.

3. Принимая новую практику, стремитесь прийти к ней самостоятельно и понять, что ваша система сама ведет вас к такому изменению.
Система должна эволюционировать естественно. Следует понимать, что новая техника, о которой вы узнали из литературы, обучающих курсов, у коллег из другой организации, с высокой вероятностью будет работать недолго. Легче изменения приживаются в системе, которая развивается самостоятельно, а ее элементы становятся похожими на современные лучшие практики.

4. Выделяйте на дело столько времени, сколько оно заслуживает.
Если требуется больше времени – упрощайте процесс до тех пор, пока это возможно. Думайте о главном. Главные мероприятия не должны выполняться по остаточному принципу, однако, принять новые проекты возможно в рамках имеющихся ресурсов.

5. Не принимайте решений, не разобравшись в ситуации.
Не вносите изменения, не погрузившись в процесс и тщательно его не исследовав. Речь идет о назначении ответственных и распределении функций без должной оценки нагрузки. Новый функционал должен по возможности сопровождаться компенсирующими мероприятиями и оптимизацией, определением приоритетов.

6. Стремитесь к стабилизации процессов.
Это стремление выражается во внесении в процессы таких изменений, которые снижают риски на различных его элементах.

7. Говорите только о том, что приносит вклад в разговор.
Обсуждая вопрос, не уходите от него и будьте последовательны. Не задавайте вопросы друг другу вне определенного режимом времени. Регламент освобождает время. Решение даже самых неожиданных вопросов, появляющихся в течение рабочего времени, заблаговременно ложится в определенный график.

8. Построение системы менеджмента не должно строиться на предубеждениях, непроверенной информации и опасениях ввиду дефицита знаний в вопросе.
Перед изменениями важно подготовить информационную базу достаточную для принятия решений, не полагаясь на перестраховку. Внедряя новое, научитесь отвечать минимальным рекомендациям. Не берите больше сразу – эволюционируйте постепенно. Быстрое внедрение может привести к тяжелым последствиям и излишним расходам ресурсов.