Анализ системы менеджмента со стороны руководства в лаборатории. Процедура

Данная документированная процедура устанавливает правила проведения (методику) анализа системы менеджмента, организуемого со стороны руководства [наименование лаборатории], периодичность и порядок формирования документарного отчета по итогам анализа со стороны руководства.

Данная документированная процедура устанавливает требования с целями:

• повышения доверия к организации со стороны заказчиков на основе документированных процедур;
• обеспечения постоянной пригодности и результативности системы менеджмента;
• оценки возможностей улучшения и потребностей в изменениях системы менеджмента;
• обеспечения необходимых изменений и улучшений системы менеджмента.

Данная документированная процедура разработана в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2015, ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 и Критериями аккредитации (Приказ Минэкономразвития от 26.10.2020 № 707).

Данная документированная процедура распространяется на всех специалистов [наименование лаборатории], участвующих в жизненном цикле оказания услуги, как прямо, так и косвенно, которые несут ответственность за выполнение всех принятых решений, касающихся деятельности и системы менеджмента [наименование лаборатории].

В настоящей процедуре даны ссылки на следующие документы:

• Приказ Минэкономразвития России от 26 октября 2020 г. № 707 «Об утверждении критериев аккредитации и перечня документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации»;
• ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»;
• ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»;
• РК-NN-ГГ Руководство по качеству [наименование лаборатории].

Высшее руководство – руководитель [наименование лаборатории].

Документ – информация и носитель, на котором эта информация представлена.

Документация системы менеджмента – комплекс документов, обеспечивающих результативное функционирование системы менеджмента, с целью обеспечения качества предоставляемой услуги (выполнения работ).

Документированная процедура – документ, устанавливающий единый для всей организации порядок описания процессов, полномочия и ответственность должностных лиц, информационные потоки, включая регистрацию данных и записей по качеству.

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Менеджер по качеству – специалист, который независимо от других функций и обязанностей несет ответственность и располагает полномочиями, обеспечивающими внедрение системы менеджмента и ее постоянное функционирование.

Нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Политика в области качества – общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством.

Процесс – совокупность взаимосвязанных и(или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения намеченного результата.

Продукция – выход организации, который может быть произведен без какого-либо взаимодействия между организацией и потребителем.

Руководство по качеству – документ, определяющий систему менеджмента организации.

Система менеджмента – совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих элементов организации для разработки политик, целей и процессов для достижения этих целей.

Цели в области качества – цели в отношении качества, базирующиеся на политике в области качества.

ИЛ – испытательная лаборатория
МСИ – межлабораторные сравнительные испытания

Анализ со стороны руководства проводится в форме совещания Совета по качеству. Совет по качеству создается по распоряжению руководителя ИЛ. В состав Совета по качеству входят руководитель и заместители руководителя ИЛ, менеджер по качеству, заведующие структурными подразделениями, ответственные специалисты по процессам. На Совете по качеству могут присутствовать приглашенные специалисты по профилю рассматриваемого вопроса.

Входные данные (информация) для анализа собираются и обобщаются менеджером по качеству. Входные данные для анализа со стороны руководства включают в себя следующую информацию:

• пригодность политики и процедур системы менеджмента, достижение целей;
• отчеты контролирующих сотрудников;
• изменения во внутренних и внешних вопросах, имеющих отношение к ИЛ;
• результаты внутренних аудитов за анализируемый период;
• статус действий, запланированных после предыдущих анализов со стороны руководства;
• результаты идентификации рисков;
• результативность проведенных корректирующих действий и мероприятий Плана мероприятий по минимизации рисков и максимизации возможностей лаборатории П-NN-ГГ, а также выполненных коррекций;
• результаты оценок (аудитов), проведенных сторонними организациями, в том числе аккредитующим органом (сотрудниками Росаккредитации), и контролирующими организациями;
• результаты МСИ или проверок квалификации, как выполненных аккредитованными провайдерами, так и инициативных, выполненных на основании двусторонних (многосторонних) договоров;
• результаты контроля достоверности результатов испытаний;
• изменение объема и вида выполняемых работ, в том числе и прогнозируемое на следующий год;
• информацию, полученную по результатам обратной связи с заказчиками, персоналом;
• поступившие жалобы (претензии), в том числе и не подлежащие удовлетворению;
• рекомендации по улучшению, полученные из всех доступных источников, включая предложения персонала ИЛ;
• подготовку (квалификация) персонала как фактическую, так и прогнозируемую на следующий год;
• имеющиеся ресурсы как фактические, так и необходимые на следующий год.

Фактически входные данные являются структурой отчета анализа высшего руководства.

Анализ со стороны руководства проводится на основании распоряжения руководителя ИЛ, в котором распределяется ответственность за представление отчетов по процессам. Отчеты рассматриваются на Совете по качеству. По результатам рассмотрения отчетов принимаются решения и оформляются выходные данные анализа.

Менеджер по качеству подготавливает повестку совещания Совета по качеству, согласовывает с заместителями руководителя ИЛ, заведующими структурными подразделениями, ответственными специалистами и утверждает ее у руководителя ИЛ.

Менеджер по качеству тиражирует и рассылает утвержденную повестку Совета по качеству приглашенным специалистам.

Если член Совета по качеству по какой-либо причине не может явиться на совещание, то он обязан уведомить об этом менеджера по качеству и назначить равноценную замену не позднее, чем за 2 рабочих дня до проведения Совета по качеству. Уведомление направляется в свободной форме.

Секретарь регистрирует присутствующих, ведёт протокол совещания и по окончании совещания подписывает его.

В течение 5 рабочих дней секретарь оформляет протокол решений Совета по качеству, согласовывает его с заместителями руководителя ИЛ, менеджером по качеству, заведующими структурными подразделениями, ответственными специалистами и передаёт на утверждение руководителю ИЛ.

Секретарь направляет утвержденный протокол всем членам Совета по качеству согласно листу рассылки или размещает его на сервере ИЛ.

Менеджер по качеству контролирует выполнение мероприятий согласно протоколу решения Совета по качеству.

Высшее руководство не реже одного раза в год анализирует систему менеджмента в целях обеспечения ее постоянной пригодности, достаточности и результативности.

Выходные данные анализа со стороны руководства включают в себя все решения и действия по повышению результативности системы менеджмента и ее процессов, улучшению услуги по отношению к требованиям потребителей, потребности в ресурсах и описание любой необходимости изменений.

Документированный отчет включает в себя:

• протокол Совета по качеству;
• протокол решений Совета по качеству;
• актуализированный документ «Политика в области качества»;
• утвержденные цели в области качества на последующий период (год);
• утвержденная программа улучшения системы менеджмента;
• актуализированные критерии результативности процессов;
• утвержденная программа внутренних проверок;
• утвержденная программа обучения персонала на последующий период (год);
• утвержденная программа приобретения оборудования;
• утвержденная программа закупок и др.

С примером оформления Анализа со стороны руководства Вы можете ознаомиться здесь.

Высшее руководство обеспечивает доведение до сведения персонала результатов анализа на общем совещании в течение 20 рабочих дней со дня утверждения протокола, а также путем размещения выходных данных на сервере ИЛ.

Критериями результативности являются:

• пригодность и результативности системы менеджмента;
• оценки возможностей улучшения и потребностей в изменениях системы менеджмента;
• количество несоответствий документа фактическому процессу, действию, выявленное при внутреннем аудите.

Ответственность и полномочия персонала, руководящего, контролирующего и выполняющего работы по анализу высшего руководства определены настоящей процедурой.

Руководитель ИЛ несет ответственность за:

• определение потребности в проведении анализа стороны руководства;
• оценку пригодности Политики и целей в области качества;
• актуализацию/ выпуск Политики в области качества.

Руководитель ИЛ наделен полномочиями утверждения документов по результатам анализа со стороны руководства.

Заместитель руководителя несет ответственность за:

• определение потребности в проведении анализа стороны руководства;
• оценку пригодности Политики и целей в области качества;
• актуализацию/ выпуск целей в области качества;
• подготовку отчета для анализа высшего руководства в соответствии со своей ответственностью.

Заместитель руководителя ИЛ наделен полномочиями согласования документов по результатам анализа со стороны руководства.

Менеджер по качеству несет ответственность за:

• организацию проведения анализа со стороны руководства;
• подготовку отчета для анализа высшего руководства в соответствии со своей ответственностью.

Менеджер по качеству наделен полномочиями согласования документов по результатам анализа со стороны руководства.

Заведующий структурным подразделением/ ответственный специалист несет ответственность за:

• подготовку отчета для анализа высшего руководства в соответствии со своей ответственностью;
• ведение записей по анализу со стороны руководства;
• оформление результатов анализа со стороны руководства;
• тиражирование, учет и рассылка выходных документов;
• хранение и изъятие записей по анализу со стороны руководства;
• хранение изъятых записей, списание и уничтожение.

Заведующий структурным подразделением/ ответственный специалист наделен полномочиями согласования документов в соответствии со своими полномочиями по результатам анализа со стороны руководства.